Office 365 Project Portfolio Dashboard – Uusia näkymiä salkkuun, projekteihin ja resursseihin


Office 365 Project Portfolio Dashboard – Uusia näkymiä salkkuun, projekteihin ja resursseihin



Microsoft julkaisi loppukeväästä 2016 Office 365 Project Portfolio Dashboard -nimisen sovelluksen. Sovelluksen ideana on tarjota valmiiksi luotu raportointikanava, josta löytyy tietoa niin salkku-, projekti- kuin resurssitasolta. Tarkoituksena on siis antaa kaikille päätöksiä ja seurantaa tekeville rooleille mahdollisuus nähdä salkun tilanne sekä näkyvyys mahdollisiin haasteisiin mm. projektin aikataulun, kustannusten tai vaikkapa resursoinnin osalta. Jotkin raportin komponenteista antaa myös mahdollisuuden porautua syvemmällä tarkempaan tietoon. Sovellus on tarjolla Project Onlineen Office Storesta sekä iPadille iTunesista. Syksyllä 2016 Microsoft muutti lisenssointimalliaan ja sen mukaan tämä on tarjolla vain kalleimmassa (Project Online Premium) kolmesta lisenssivaihtoehdosta.

Microsoft tarjoaa siis raportointivaihtoehdon perinteisten PowerPoint -raporttien tilalle, jossa enää ei ole tarvetta luoda erillistä raporttia käsin. Tällöin erillisten raporttien luonnin sijaan riittää, että projektipäälliköt ja resurssivastaavat pitävät huolta tiedon päivittämisestä Project Onlinessä/Project Serverissä ja raportit näyttävät kullakin ajanhetkellä viimeksi päivitetyt tiedot. Tiedon syöttämisestä ja/tai ylläpitämisestä ei siis päästä eroon, mutta ratkaisu mahdollistaa tiedostojen käytöstä luopumisen, tiedostot kun pitää yleensä joko lähettää sähköpostilla tietylle jakelulle tai tallentaa verkkolevyille ja/tai SharePointiin. Raportit tarjoavat perinteisiä palkki- ja piirakkakaavioita sekä lisäksi kuvaajia. Mukana on myös useasti projektityökalussa kaivattu liikennevalonäkymä projektin eri osa-alueiden tilanteesta. Sovellus on ottanut vaikutteita Microsoftin uudesta PowerBI -raportointialustasta ja antaa mahdollisuuden porautua tai suodattaa tietoa elementtiä klikkaamalla. Lisäksi hiiren vieminen elementin päälle tarjoaa myös lisätietoa kyseisestä asiasta.


O365 Project Portfolio Dashboard

Projektisalkun yleiskuva valmiista mallista

Näkökulmana valmis raportointialusta on mielenkiintoinen ja Office 365 Project Portfolio Dashboard antaakin mahdollisuuden luoda omia näkymiä valmiista pohjista, joita voi suodattaa mm. tietyn projektityypin perusteella. Projektiraportoinnin osalta haasteena on kuitenkin se, että moni aikatauluun ja kustannuksiin viittaavista raporttikomponenteista vaatii perustaikataulun (Baseline) käyttämistä. Kustannukset pitää myös asettaa tehtävätasolle, jotta raportti ottaa ne huomioon. Sama haaste pätee myös resurssiraportoinnin puolella eli työ pitää suunnitella tehtävätasolla. Uuden Resurssin pyynnöt (Resource Engagement) -toiminnallisuuden myötä myös ajatus on siirtynyt takaisin kokonaan malliin, jossa projektitasolle ei suunnitella resursseja, vaan kaikki suunnittelu tehdään tehtävätasolla.

Ajatuksena valmis raportointialusta on hyvä, mutta toiveena olisi myös valittavien komponenttien ja niissä näytettävien tietojen monipuolisempi valinnanmahdollisuus. Nyt mallit ovat lukittu siihen kaikista tarkimpaan projektinhallinnan malliin ja alusta ei vielä haasta oData -raportointia Excelillä, Reporting Services -raportointia eikä varsinkaan PowerBI -raportointia. Nämä muut tavat mahdollistavat tietojen näytön asiakkaan haluamassa muodossa sekä asiakkaan käyttämällä mallilla eli ei välttämättä kaikista tarkimmalla tavalla hallita projekteja. Vielä on myös hieman epäselvää miten Microsoftin roadmapillä olevat uudet komponentit kuten finanssihallinta projektitasolla tulee näkymään tuotteessa. Silmiin pistää myös se, että Office 365 -palvelussa jo pitkän aikaa käytössä ollut vohvelivalikko puuttuu ja tilalla on kunkin yrityksen käyttämät Office 365 -sovellukset linkkeinä yläpalkissa. Ehkä tämäkin tuote kehittyy Project Onlinen kehittyessä.



Mikko on Onsightin projektinhallinnan ja Microsoftin projektiratkaisujen guru ja huippuosaaja. Mikon saat parhaiten kiinni sähköpostilla