Olipa kerran… dokumentaatio


Olipa kerran… dokumentaatio



Ohje lukijalle: Lue tämä satu ääneen tai avokonttorissa hiljaa kuiskaillen samanlaisella rauhallisella ja painotuksistaan rikkaalla tavalla, niin kuin Lasse Pöysti luki TV:n Pikkukakkosen iltasatuja joskus 70-luvun lopussa.

Kauan sitten eräässä tavallisessa kaupungissa perustettiin yritys. Aluksi se oli pieni ja työllisti vain muutaman ahkeran ihmisen. Yrityksen tuotteet ja niihin liittyvät palvelut olivat kuitenkin hyviä ja kävivät mukavasti kaupaksi huolimatta siitä, että ne eivät olleet halpoja, mutta eivät kyllä kalleimpiakaan verrattuna kilpailijoiden vastaaviin. Niihin liittyi kyllä eräs piirre josta kerromme myöhemmin. Vähitellen yritys kasvoi suuremmaksi – hitaasti, mutta vakaasti.

Yrityksen kasvaessa ja työntekijöiden lisääntyessä kohdattiin uudenlaisia haasteita. Työntekijöiden piti osata ja tietää aina vaan monimutkaisempia asioita. Jokaisen tuli olla tehtäviensä tasalla ja tuntea omaan toimeen liittyvät työvaiheet, prosessit, työnjohdolliset ohjeet, asiakaspalautteet ja parannusehdotukset, viranomaismääräykset, kauppalait ja muut lait ynnä koko joukko muita tuikitarpeellisia asioita. Kaikki tämä tärkeä tieto piti aina siirtää yritykseen palkatuille uusille työntekijöille, että nämä poloiset olisivat päässeet perille työnsä saloista.

Aikaa myöten kuvioon tulivat mukaan erilaiset koneet, laitteet ja muut aparaatit. Työntekijöiden piti osata käyttää koneita. Ja myös huoltaa niitä. Ja korjata. Tästäkään ei tullut mitään sen suurempaa ongelmaa. Koneistumisen haasteisiin otettiin käyttöön samat keinot kuten jo aikaisemmin mainituissa asioissa oli tehty.

Nyt moni jo mahtaa miettiä, että millä ihmeellä tuo yritys on selvinnyt kaikista näistä haasteista niin lihavina kuin laihoinakin vuosina. Ovatko yrityksen johtajat olleet aina jotenkin erityisen kyvykkäitä? Vai onko itse johtamisjärjestelmässä ollut poikkeuksellisia voimia? Miten tällainen menestyminen voi olla mahdollista? Monien menestystekijöiden taustalla on ollut dokumentaatio. Ajantasainen, täsmällinen, helposti saatavilla oleva ja käyttökelpoinen dokumentaatio.

Tämä tavallisessa kaupungissa perustettu yritys oli perustamisestaan lähtien huolehtinut sen tuotteiden ja palveluiden laadukkaasta dokumentoinnista. Näin asiakkaat saattoivat ottaa käyttöön verrattoman helposti yrityksen tuotteita, koska niiden mukana toimitettiin kelvolliset asennus- ja käyttöohjeet. Toki ne nostivat jonkin verran tuotteiden hintaa, mutta lisäsivät asiakkaiden tyytyväisyyttä. Sitten kun joku meni rikki tai vikaantui, niin ei ollut asiakkaalla suurta ongelmaa. Hän tilasi huoltomiehen tai korjaajan paikalle. Eikä aikaakaan, kun rikkoutunut tuote oli taas saatu käyttökelpoiseen kuntoon. Apuna korjauksen ahkeroineelle korjaajalle toimi riittävän kattava ylläpitodokumentaatio korjaus- ja huolto-ohjeineen.
Työntekijöitä puolestaan auttoi prosessiohjeistukset, sisäiset tiedotteet ja uutiskirjeet sekä erinäköiset muut tietovarastot, joista löytyi yleisen tason pikaohjeistuksen lisäksi seikkaperäisempääkin dokumentaatiota. Tärkeätä tämän dokumentaation käytössä oli se, että sitä pidettiin jatkuvasti ajan tasalla työnteon kehittyessä. Toinen oleellinen piirre oli se, että dokumentaatio oli työntekijöiden ulottuvilla – lähellä ja helposti saatavilla. Laajoista dokumentaatioista oli laadittu ajan saatossa tiivistettyjä opuksia, jotka annettiin uudelle työntekijälle ihmeteltäväksi perehdytysoppaina. Lisäksi työnopastuksesta vastaava vanhempi mestari oli velvoitettu tarkistamaan, että uusi työntekijä oli ymmärtänyt hänelle tarpeellisen ohjeistuksen. Moniaat turhat haverit ja tapaturmat vältettiin näin menettelemällä.

Tuotannon koneistumisen myötä dokumentaatiota tarvittiin aina vaan lisää. Ja sen oikeellisuuteen ja ajantasaisuuteen piti kiinnittää entistä enemmän huomiota. Tietokoneiden ja tietokoneohjelmien myötä haasteet eivät vähentyneet – päinvastoin. Nyt tarvittiin jopa monikielistä dokumentaatiota. Onneksi osa siitä pystyttiin tuottamaan suoraan tietojärjestelmistä itsestään. Parasta kuitenkin oli edelleenkin ihmisten itsensä tuottama dokumentaatio. Tavallisessa kaupungissa perustetun yrityksen kulttuuriin kuului vaatia tietojärjestelmien toimittajiltakin kattavaa dokumentointia toimittamistaan ratkaisuista. Välillä jotkut kovapäisimmät toimittajat yrittivät luistaa tästä vastuusta, mutta kyllä nämäkin jukurit saatiin toimittamaan käyttökelpoista dokumentaatiota, kun vähän uhkailtiin maksunalennuksella.

Hyvää dokumentointitapaa vaalien tämä tavallisessa kaupungissa perustettu yritys on pystynyt selviytymään taloudellisten tilanteiden vaihdellessa, asiakkaiden mieltymysten muuttuessa, alihankkijaketjussa tapahtuneiden organisaatiouudistusten myllertäessä ja ties minkä muutostekijän puskiessa markkinakenttää sekaisin niin kuin villiintynyt silmäpuoli sonni. Kiperiinkin kysymyksiin vastauksia tarjoavaan hyvään dokumentaatioon luottaen yrityksen työntekijät jatkavan elämäänsä pääsääntöisesti onnellisina aina kuolemaansa saakka. Sen pituinen se.

Jälkikirjoitus: monelle lukijalle on karttunut työtehtävistään kokemusta niin paljon, että tiedätte varmasti miten vaikeaa on saavuttaa dokumentaatiossa erinomainen taso. Edellä kuvattu on mahdollista vain saduissa ja tarinoissa. Siksi tämä onkin kerrottu satuna.

Puuttuva, keskeneräinen, epätarkka, virheellinen tai muusta syystä epäkelpo dokumentaatio aiheuttaa turhan työn ja mielipahan lisäksi taloudellisia menetyksiä haaskautuneena työaikana ja järjettöminä investointeina. Huonosta dokumentaatiosta kärsivät myös konsultit, jotka tarjoavat ongelmanratkaisua, päivityksiä ja ylläpitoa tai vaikkapa jatkokehitystä asiakkaiden SharePoint -ympäristöihin. Tyypillinen stressin ja turhan työn aiheuttaja on puutteellisesti dokumentoitu ensimmäisen toimittajan tuottama SharePoint -ratkaisu johon asiakas ostaa jatkokehitystä toiselta toimittajalta. Heikoimmassa tapauksessa joudutaan turvautumaan lokien tutkimiseen, simulointiin tai vielä monimutkaisempiin menetelmiin tutkittaessa voimakkaasti mukautetun SharePoint -ratkaisun toimintaa, jotta ymmärrettäisiin ylläpidon tai jatkokehityksen mahdollistamiseksi järjestelmän toiminta.

Dokumentaation suhteen meillä itse kullakin on varmasti parantamisen varaa. Kehno on parempi kuin puuttuva ja hyvä on parempi kuin keskinkertainen. Täydellisyyden saavuttaminen dokumentoinnissa on varmaan mahdotonta, mutta sitä kannattanee tavoitella. Loppuun voisin siteerata mukaillen erästä kansanviisautta, joka menee osapuilleen että ”Näyttäkää minulle täydellinen järjestelmädokumentaatio, niin minä näytän Teille tien yksisarvisten laaksoon!”