Osaatko rakentaa sosiaalisen intranetin?


Osaatko rakentaa sosiaalisen intranetin?



Social Intranet

Monilla intranetin kehittämisestä kiinnostuneilla Sulavan asiakkailla on suhteellisen selkeä ajatus tavoitteista. Monesti intran halutaan myös olevan sosiaalinen, mutta tältä osin vastausta haetaan usein enemmänkin toimittajan asiantuntemuksesta kuin oman organisaation suorista tarpeista.

Miten se sosiaalisuus sitten lisätään tavalliseen intraan? Vai pitäisikö koko intra rakentaa sosiaaliseksi alusta lähtien?

Olemme aikaisemmin kirjoittaneet sosiaalisen intranetin rakennuspalikoista, tavoitteista ja hyödyistä sekä SharePoint 2013:n tarjoamista sosiaalisista työkaluista mutta myös haasteista uusien teknologioiden hyödyntämisessä. Haetaan lisää apua – suomeksi.

Facebook-haku väittää, ettei kyselyyni ole hakutuloksia, mutta näyttää kuitenkin yhden päivityksen Sulavan sivulta. Se ei riitä. Internetistä osumia löytyy paljon paremmin, suurin osa alan toimijoiden blogeista. Käydään siis läpi viimeisen vuoden aikana julkaistuja kirjoituksia joista on apua sosiaalisen intran rakentamisessa.

Sosiaaliseen suuntaan

Suoraviivaisimmissa kuvauksissa sosiaalista intranettiä käytettäessä korvataan sähköpostiviestintää moderneilla välineillä: pikaviestimillä, blogeilla, wikeillä, ryhmätyötiloilla, jaetuilla kalentereilla ja niin edelleen, ja tehostetaan sisäistä tiedonkulkua ja uudistetaan toimintakulttuuria.

Osassa kirjoituksia sosiaalinen intranet painottuu koko organisaation viestintään ja korvaa perinteisen uutispalstapainotteisen aloitussivun käyttäjäkohtaisella sivulla. Näkymä voi olla jopa suhteellisen suoraviivainen kopio Facebookin ja Twitterin parhaiksi havaituista piirteistä.

Joissakin näkemyksissä sosiaalisen median työkaluja integroidaan intranetin etusivuun – perinteistä intraviestintää täydennetään uusilla ominaisuuksilla. Epäsosiaalisesta intrasta voisi siis tehdä sosiaalisen suhteellisen helpostikin.

Monessa kirjoituksessa hyötyjen nähdään ulottuvan tiedonkulun lisäksi organisaation kehitysideoiden ja innovatiivisuuden lisäämiseen.

Erilaiset intranetit

Introja myös luokitellaan konseptin mukaan selkeästi eri tyyppeihin: perinteinen viestinnällinen intra, sosiaalinen intra ja sähköinen työpöytä. Näistä viestinnällinen lähestyy nykyisin sosiaalista, mutta sosiaalinen korostaa vahvemmin kaikkien käyttäjien tuottamaa tietoa. Sähköinen työpöytä on joko tietotyöläisen viestintää täydennettynä dokumenttienhallinnalla ja ryhmätyötiloilla tai prosessityöläisten portaaleja.

Erot ovat kuitenkin kaikissa kuvauksissa suhteellisen hienovaraisia tai eivät ainakaan järisyttäviä. Voisi tulkita, että olemassa olevasta viestinnällisestä intrasta voi tehdä paljon sosiaalisemman ja että täysin sosiaalista intraa tehdessä ei perinteistä viestintää tarvitse tyystin unohtaa.

Mitä jäi käteen?

Kun halutaan aktiivisesti hyödyntää jakamista, tykkäämistä, seuraamista ja keskustelua, on hyvä jos aktiivisuus liittyy pääasiassa työtehtävien aihepiireihin. Lähtökohdaksi intralle tarvitaan siten jatkossakin organisaation toimintaan liittyvää viestintää ja ohjeistusta sekä usein toiminnan tuloksena syntyviä sisältöjä kuten dokumentteja. Sosiaaliset piirteet auttavat tiedon kulkua ja jalostumista.

Ei siis unohdeta perinteisiä sisältöjä ja toiminnallisuuksia, mutta huomioidaan sosiaaliset apuvälineet paremmin ja nostetaan niitä tarkoituksellisestikin esille. Edetään vaiheittain mieluummin kuin kertaponnistuksella, käytetään tulevan intran välineitä sen kehittämiseen ja opitaan matkan varrella. Useampi kuin yksi tie vie perille.