Intranet- ja SharePoint-ympäristöjen konseptoinnit ja käyttöönotot

Mistä on kyse?

SharePoint on pitkään ollut suosituin intranet-, extranet- ja työryhmäalusta, joka taipuu moneen. Tämä pitää edelleen paikkaansa, mutta pilviaikakaudella intranet on jotain aivan muuta kuin pelkästään selaimella käytettävä SharePoint Online -sivusto. Intranetiä käytetään kaikkialta ja kaikilla päätelaitteilla. Se on työväline, joka mahdollistaa yhdessä tekemisen, jatkuvan oppimisen sekä kaksisuuntaisen viestinnän organisaation kaikilla tasoilla. Luonnollisesti samat välineet ovat käytettävissä myös asiakkaiden, kumppaneiden ja kaikkien muiden sidosryhmien kanssa työskennellessä. Intranet tekee työskentelystä helppoa, mukavaa ja sosiaalista.

Sulavan asiakkaille sosiaalinen intranet on kokoelma palveluita, joita käytetään lukuisilla eri päätelaitteilla. Palveluiden taustalla ovat Office 365 ja Azure sekä erilaiset niiden päälle tai rinnalle rakennetut liiketoimintasovellukset / liittymät perinteisiin järjestelmiin.
Sulava on kehittänyt intranet -projekteihin oman mallin, jonka avulla tuleva palvelu suunnitellaan ja toteutetaan iteratiivisesti yhdessä asiakkaan kanssa ilman raskaita määrittelyjä tai räätälöintejä.

Mitä muuta intranet on?

Käytännössä kaikkien organisaatioiden tulee tunnustaa se tosiasia, että tietotyötä tehdään BYOD -hengessä kaikilla päätelaitteilla ja alustoilla. Intranet ilman mobiilikäyttöä, siis kaikkien keskeisten palveluiden osalta, ei ole intranet. Responsiivinen taitto ei yksinään riitä mobiilikäyttöön. Erityisesti tulee muistaa, että lähes jokaisessa organisaatiossa on työntekijöitä, jotka tekevät arvokasta työtään muualta kuin toimistolta käsin. Myös näiden työntekijöiden pitää ehdottomasti olla intranetin käyttäjiä.

Mobiililaitteet eivät rajaudu kännyköihin. Esimerkiksi Microsoftin uusista tuotteista HoloLens ja Band tarjoavat aivan uusia mahdollisuuksia työn tekemiseen. Perinteisimmistä laitteista löytyy taas laaja kirjo erilaiseen kenttätyöhön soveltuvia laitteita. IoT tuo tiedon, kuten myös monessa mielessä intranetin, osaksi laitteita itseään. Intranet toimii usein paikkana tallentaa, välittää ja jaella sekä erityisesti analysoida kerättyä ja tuotettua tietoa.

Mitä mahdollistaa?

Sulavan projektimalli perustuu palvelun nopeaan prototyyppaukseen sekä jatkuvaan vuorovaikutukseen asiakkaan kanssa. Mallin ansiosta asiakas ymmärtää nopeasti, mikä on mahdollista vakiotoiminnallisuuksilla, jolloin vältytään kalliilta ja turhilta räätälöinneiltä sekä varmistutaan, että asiakkaan toiveet on ymmärretty oikein. Iteratiivinen työskentely siirtää osaamista tehokkaasti asiakkaalle, mikä mahdollistaa jatkossa asiakkaan itsenäisen, toimittajariippumattoman ylläpidon ja kehityksen. Lisäksi asiakas oppii projektin aikana uuden ympäristön mahdollistamia työtapoja, jotka voivat mullistaa koko työskentelykulttuurin.

Mitä käytännössä?

Projektimalli perustuu Sulavan valmistelemiin työpajoihin, joissa osallistujat pääsevät näkemään uuden intranetin rungon jo ensimmäisessä workshopissa. Tästä alkaa matka uudenajan tietotyöhön. Käymme yhdessä läpi lähtötilanteen ja tavoitetilan. Sen jälkeen alamme muokata uutta palvelua tavoitetilan mukaiseksi. Projektiryhmän lisäksi haluamme, että kaikki organisaationne työntekijät voivat koska tahansa osallistua ympäristön kehitykseen omien resurssiensa puitteissa.

Microsoft tuo pilvipalveluihinsa jatkuvasti uusia ominaisuuksia – ja valtaosa näistä sisältyy Asiakkaan maksamaan kuukausimaksuun. Meidän tavallamme tehdyssä ympäristössä uudet ominaisuudet ovat aina otettavissa helposti käyttöön. Emme tee yhtäkään turhaa räätälöintiä tai konfigurointia – silti kaikki kokevat palvelun omakseen.Konseptointiprojektien lopputuloksena on intranet -palvelun prototyyppi, jossa on hahmoteltuna jo lopullisen palvelun rakenne, navigaatio, ulkoasu, etusivu ja esimerkit sisältö- ja tiimisivustoista. Käyttöönottoprojekti voi lisäksi sisältää esimerkiksi käyttäjien koulutuksen sisällönsyöttöön ja luomiseen, minkä asiakas voi halutessaan hoitaa kokonaan myös itse.

Miksi Sulava?

Toteutamme vuosittain kymmeniä intranet -projekteja ja järjestämme säännöllisesti suosittuja intranetien kehittämiseen, käyttöönottoihin ja tehokäyttöön liittyviä koulutuksia. Olemme vuodesta 2010 lähtien keskittyneet sataprosenttisesti tietotyön tehostamiseen Microsoftin pilvipalveluiden avulla, ja jokainen hankkeemme on ollut onnistunut. Näin tarjoammekin täyden tyytyväisyystakuun vakioiduille intranet-projekteillemme. Jos et ole tyytyväinen, et myöskään maksa mitään.

Sulava on Microsoftin ylimmän tason Managed-kumppani ja meillä on mm. kultakompetenssi Portals & Collaboration alueella sekä Cloud Accelerate -status. Olemme mukana useissa Microsoftin kansainvälisissä ohjelmissa mm. ainoana suomalaisena kumppanina Office 365:n Customer Advisory Boardissa. Näiden ohjelmien kautta Sulavalla on pääsy ensimmäisten joukossa käyttämään uusinta Microsoftin teknologiaa. Yrityksemme valittiin vuoden Microsoft -kumppaniksi toukokuussa 2013 huomionosoituksena korkeasta ammattitaidosta, asiakastyytyväisyydestä ja edelläkävijyydestä. Vuonna 2015 Microsoft valitsi Sulavan Suomen maailman neljän parhaan kumppanin joukkoon Cloud Productivity -alueella. Kukaan muu suomalainen kumppani ei ole yltänyt tähän saavutukseen.