Tietotyön mittaaminen

Mistä on kyse?

Tiedon etsiminen, sähköposti, sisäinen viestintä ja yhteistyö vievät tietotyöläisen viikkotyöajasta tyypillisesti n. 61 %. McKinseyn tutkimuksen mukaan näihin asioihin keskittymällä voidaan nostaa tietotyöläisen tuottavuutta 20–25 prosenttia. 20–25 prosentin säästö tarkoittaa 7 tuntia viikossa – jokaista työntekijää kohti.

Kuitenkin työn tehostuminen edellyttää, että työkaluja käytetään järjestelmällisesti koko organisaatiossa. Sulava Action Engine on ensimmäinen ratkaisu, jolla voidaan mitata sähköpostin, Lyncin ja Yammerin käyttöä organisaatio- ja tiimitasolla.

Mitä mahdollistaa?

Sulava Action Engine mittaa organisaation sähköpostin, pikaviestimen ja Yammerin käyttöä. Sulava Action Enginen avulla selviää mm.

  • Miten paljon sähköpostin käyttö ja palaverit kuormittaa organisaatiota sekä yksittäisiä työntekijöitä?
  • Miten yrityksen eri yksiköt kommunikoivat?
  • Miten Lync- ja Yammer-käyttöönotot onnistuivat organisaatiossanne?
  • Paljastuuko eri yksiköissä koulutus- tai ohjeistustapeita?
  • Lunastiko Office 365 säästöihin liittyvät lupaukset?

Mitä käytännössä?

Sulava Action Engine sisältää kolme näkymää: organisaationäkymän, henkilökohtaisen näkymän sekä johdon näkymän.

Organisaationäkymä kertoo kuinka paljon sisäistä sähköpostia ja liitetiedostoja organisaatiossa lähetetään sekä onko näiden määrä muuttunut Yammerin ja Lyncin käyttöönoton myötä. Näkymä näyttää myös sähköpostien vastaanottajien määrät sekä keskusteluketjujen pituudet. Organisaationäkymästä selviää lisäksi palaverikulttuurin tila: palavereihin keskimäärin kuluva aika, palaverin määrä, palaverien osallistujamäärä sekä Lync-palaverin osuus kaikista palavereista. Näkymään on mahdollista porautua tiimitasolla ja haluttua aikaväliä voi muuttaa kuukaudesta useampaan vuoteen.

Henkilökohtainen näkymä näkyy vain käyttäjälle itselleen. Käyttäjä voi tarkastella henkilökohtaisesta näkymästä omien työtapojen kehittymistä sekä verrata omaa työtavoista kertyvää pistesaldoa muihin käyttäjiin.

Johdon näkymä paljastaa Lyncin, sähköpostin ja Yammerin viimeisimmän käyttöasteen ja mahdollistaa porautumisen kuhunkin työkaluun toimintotasolla, tiimitasolla ja halutulla aikavälillä. Johdon näkymä näyttää mitkä tiimit käyttävät Lynciä, sähköpostia sekä Yammeria eniten ja vähiten. Lisäksi yksittäisiä tiimejä voi verrata jokaisen työkalun käyttömittarin sisällä jopa toimintotasolla.

Miksi Sulava?

Sulavan kehittämä Sulava Action Engine on ainoa palvelu, jolla voidaan mitata yrityksen viestintä- ja palaverikulttuuria sekä sähköpostin, Yammerin ja Lyncin käyttöä. Sulava Action Enginen käyttöönottoon kuuluu Sulavan ainutlaatuiseen kokemukseen pohjautuva tietotyösparraus, jonka avulla saat mitä mittaan.