Pilvi avaa tietotyön uuden aikakauden


Pilvi avaa tietotyön uuden aikakauden



Olemme kirjoittaneet Sulavan blogissa ison joukon kirjoituksia pilvipalveluiden tuomista kustannussäästöistä sekä pilven vaikutuksesta tietotyön tehostumiseen. Pilvi avaa kuitenkin myös aivan uudenlaisia mahdollisuuksia sekä tietotyön että koko organisaation kehittämiseen. Käyn tässä kirjoituksessa lyhyesti läpi erilaisia pilvestä saatavia hyötyjä.

Ne itsestäänselvyydet

Pilven perushyödyt alkavat toivottavasti olla kaikilla tiedossa. Näitähän ovat kustannussäästöt, palveluiden jatkuva päivittyminen, palveluiden korkea saatavuus ja erinomainen tietoturva. Yhtälöön tulevat tietysti myös mukaan riippumattomuus ajasta, paikasta ja käytettävästä päätelaitteesta. Yksi erittäin keskeinen etu on nopeat ja riskittömät käyttöönotot, käytön jatkuva laajentaminen sekä tuki- ja ylläpitokustannusten fundamentaalinen muuttuminen.

Eroon vakioinnista

Viimeistään Windows 8:n myötä PC-laitteet ovat siirtyneet uudelle aikakaudelle. Jo aiemmin kannettavat ovat useilla työpaikoilla korvanneet perinteiset pöytäkoneet. Nyt kannettavien rinnalle tulevat myös erilaiset tabletit, mobiililaitteet ja näiden parhaat puolet yhdistävät hybridilaitteet. Samalla myös perinteinen kannettava on kokenut nuorennos- ja kevennysleikkauksen. Erityisesti työpaikoilla on totuttu erittäin kalliiseen ja raskaaseen työasemien vakiointimalliin. Tämän lopputuloksena työpaikoilla käytetään erittäin vanhainaikaisia päätelaitteita. Ja nämä päätelaitteet on vielä vakioinnin kautta pilattu ikivanhoilla käyttöjärjestelmän ja sovellusten versioilla ja työntekijällä ei ole oikeuksia tehdä koneellaan oikein mitään. Ja pisteenä iin päälle nämä rumat ja painavat businesskannettavat maksavat 100-300% enemmän kuin vastaavat modernit laitteet. Vakioinnista aiheutuvien suorien ja välillisten kustannuksen vuoksi hintalappu on tietysti huomattavasti suurempi.

Pilvi poistaa pikkuhiljaa tarpeen vakioinnille. Perussovellukset ja järjestelmät tulevat pilvestä, käyttöliittymänä toimii esimerkiksi selain, appsi tai perinteinen sovellus. Tietysti useimmassa tapauksessa pilvipalveluita käytetään tarpeen ja tilanteen mukaan usealla eri käyttöliittymällä.

Entistä usein näkee, että työntekijät eivät ota palavereihin tai työmatkoille mukaan työpaikan tarjoamia tiiliskiviä vaan käyttävät omia henkilökohtaisia laitteitaan. Tämä on tietysti ihan tervetullutta kehitystä, mutta valitettavan usein tietotyö ei ole tehokasta ja turvallista. Jokaisen IT-osaston pitäisi tehdä selkeä suunnitelma ja tiekartta omien päätelaitteiden käytölle ja samalla tiekartta vakioinnista luopumiselle. Vain näin voidaan taata työntekijöille turvalliset ja tehokkaat välineet sekä samalla karsia merkittävästi nykykustannuksia. Operaatio on huomattavasti helpompi, nopeampi ja halvempi kun samalla siirrytään pilvipalveluiden käyttöön tai laajennetaan käyttöä.

Käyttäjien datat haltuun

Yksi pilvipalveluiden kiistattomista eduista on niiden tarjoama tallennuskapasiteetti. Esimerkiksi Office 365 tarjoaa käytännössä rajattoman sähköpostilaatikon ja 7 gigatavua tallennustilaa jokaisen käyttäjän omille tiedostoille. Pilven myötä päästään vihdoinkin siihen, että käyttäjien omat tiedostot eivät enää sijaitse ihmisten omilla koneilla vaan keskitetysti organisaation tarjoamissa paikoissa.

Tiedostot ovat tietysti saatavilla kaikkialta, mutta sen lisäksi tiedostojen jakaminen oman organisaation ulkopuolelle onnistuu helposti. Uusia extraneteja voidaan tietysti luoda lennossa, mutta sen lisäksi yksittäinen käyttäjä voi vaikkapa suoraan Wordista lähettää dokumentin kommentoitavaksi tai muokattavaksi kumppanille tai asiakkaalle. Näin tärkeät dokumentit eivät jää piiloon yksittäisten ihmisten postilaatikoihin – ja tietysti myös tietotyö on huomattavasti tehokkaampaa.

Suuren tallennuskapasiteetin myötä ihmiset eivät joudu väkisin tuhoamaan tärkeitä tiedostoja tai tuhlaamaan kallista aikaansa sähköpostilaatikoiden putsaamiseen. Tärkeät tiedot voidaan arkistoida automaattisesti ja säilyttää ikuisesti.

Tilaa organisaation datalle

Pilvi mahdollistaa erilaisen raakadatan tallentamisen ja arkistoimisen ikuisesti. Samanaikaisesti erilaiset uudet välineet mahdollistavat datan analysoinnin itsepalveluna. Näin kertynyt data saadaan helposti liiketoiminnan kehittämisen ja uudenlaisten liiketoimintamallien luomisen apuvälineeksi. Pilven kautta dataa voidaan myös helposti julkaista asiakkaiden ja kumppanien hyödynnettäväksi.

Yksi esimerkki nykyajasta Microsoftin Data Explorer –laajennus Exceliin. Excelin käyttäjä voi hakea dataa analysoitavaksi pilvestä, esimerkiksi SharePointista tai Azuresta. Alla olevassa esimerkissä hain Facebookista viimeisimpien kirjoitusteni tykkääjät. Analyysit voi helposti julkaista SharePoint Onlinen kautta koko organisaatiolle katsottavaksi ja hyödynnettäväksi.  Tässä vain yksi esimerkki siitä, miten pilvi ja uudet välineet tuovat tiedon kaikkien sitä työssään tarvitsevien saataville.

image

Pilvi palauttaa dynaamisuuden tietohallintoon. Uudet palvelut saadaan useimmissa tapauksissa käyttöön välittömästi ja kapasiteettia voidaan lisätä tarpeen mukaan.

Uudet liiketoimintamallit

Kuten moneen kertaan todettua, pilvi mahdollistaa tietotyön tehostamisen ja koko organisaation viestinnän ja työryhmätyöskentelyn radikaalin uudistamisen. Mutta sen lisäksi pilven avulla voidaan luoda aivan uudenlaisia liiketoimintamalleja ja mahdollisuuksia – useimmissa tapauksissa ilman hitaita ja kankeita IT-projekteja. Erityisesti valmistavassa teollisuudessa on käynnissä merkittävä siirtymä pelkästä tuotteiden valmistuksesta niihin liittyvien lisäarvopalveluiden tuottamiseen. Useimmissa tapauksissa pilvipalvelut soveltuvat erinomaisesti esimerkiksi datan keräämiseen erilaisilta laitteilta ja tämän päälle rakennettavien lisäarvopalveluiden alustaksi. Tietysti pilvi avaa myös aivan uudenlaiset kanavat asiakashallintaan sekä työskentelyyn omien asiakkaiden ja kumppanien kanssa. Digitaalisia sisältöjä ja palveluita tarjoaville toimijoille pilvi on usein ainoa järkevä malli kansainväliseen liiketoimintaan tai liiketoiminnan merkittävään kasvattamiseen.

Ei ole sattumaa, että lähes 100% menestyneistä startupeista hyödyntää pilveä. Ja niin tekevät myös omien alojensa johtavat yritykset, esimerkiksi lähes kaikki Fortune 100-listan yritykset ovat siirtyneet Office 365:n käyttäjiksi.

Miten edetä?

Pilvisiirtymä ei saa enää olla vain IT-osaston asiat. Itse asiassa aiheen pitäisi kiinnostaa yrityksen koko johtoa, erityisesti talousjohtoa, kehityksestä vastaavia ja tietysti ylintä johtoa. IT:lle pitää antaa selkeät linjaukset sekä tavoitteet kustannussäästöille ja tietotyön tehostumiselle. Yhteistyötä IT:n ja liiketoimintojen välillä pitää kasvattaa merkittävästi ja molempien tulee ruokkia toisiaan liiketoiminnan kehittämiseksi, tehostamiseksi ja erityisesti uusien toimitamallien innovoimiseksi. Parhaat kilpailijasi ovat todennäköisesti jo menneet ja menossa pilveen, ei kannata antaa heille enää tippaakaan enempää etumatkaa.



Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.