”Tämä oli kolmas intranet-projekti, missä olen ollut mukana ja ensimmäinen, missä sekä projektiaikataulu ja budjetti toteutuivat täysin suunnitelman mukaan. Tämän julkaisujärjestelmän ehdoton vahvuus on sen helppokäyttöisyys.” – Carola Nores-Joukama, henkilöstöjohtaja, Tapiolan Lämpö Oy

Tapiolan Lämpö korvasi vanhan intranetin O365 SharePointin moderneilla viestintäsivuilla. Intranet tehtiin täysin vakiotoiminnallisuuksilla ja nyt se toimii todella hienosti kaikilla mobiililaitteilla.

Tapiolan Lämpö -konserni tarjoaa isännöinti-, asiantuntija- huolto-, kunnossapito- ja kuljetuspalveluita pääkaupunkiseudun asunto- ja kiinteistöyhtiöille. Konsernissa työskentelee noin 300 kiinteistöalan ammattilaista.

Tapiolan Lämmön aiempi intranet oli teknologialtaan vanhentunut, eikä se ollut mobiililaitteilla käytettävissä – mitä nykyiset liikkuvan työn tarpeet edellyttivät. Yrityksellä oli jo Office 365 -palveluita käytössä, joten käytön laajentaminen oli helppo valinta. Tapiolan Lämpö oli organisaationa valmis ja halukas muuttamaan vanhoja työtapoja ja käytäntöjä, jotta intranet saataisiin mahdollisimman hyväksi. Projektin punaisena lankana oli Microsoftin linjaus: Mobile first.

Intranet-projekti toteutettiin ketterästi ja jo ensimmäisessä workshopissa esiteltiin mahdollisia ratkaisuja. Tällä tavalla projektissa saatiin päätökset tehtyä nopeasti ja samalla Tapiolan Lämpö sai näkemyksen, miten asioita on mahdollista tehdä jatkossa itse. Projektissa Tapiolan Lämpö pystyi aloittamaan sisällön tuotannon jo varhain, joten teknisen toteutuksen viimeistelyvaiheessa intranetissa oli jo hyvä määrä sisältöä. Tapiolan lämpö oli varautunut uuden intran käyttöönottoon, joten jo projektivaiheessa he saivat sisällöntuotantoon hyvin tukea.

Heti projektin alussa päätettiin toteuttaa intranet SharePointin moderneilla viestintäsivuilla (Communication sites), koska ne ovat valmiiksi visuaalisesti näyttäviä ja responsiivisia eli eri päätelaitteille soveltuvia. Tapiolan Lämmön intranet oli myös sopivan kokoinen jo tässä modernien viestintäsivujen kehitysvaiheessa.

Modernien viestintäsivujen käytöllä varauduttiin myös tulevaisuuteen – intranetistä haluttiin mahdollisimman pitkäikäinen. Projektissa päätettiin myös olla tekemättä räätälöintejä, jotta Microsoftin päivitykset eivät aiheuta testaustarpeita. Vakiotoiminnallisuuksien toimivuus on turvattu päivityksissäkin.

Projekti aloitettiin marraskuun alussa ja päätettiin ennen joulua, jolloin intranet oli kaikilla Tapiolan Lämmön työntekijöillä käytössä. Projektin kesto oli 1,5 kuukautta, ja siihen kuului workshopit, toteutus, pääkäyttäjien koulutus ja ohjemateriaali.

Projektissa opittiin, että moderneilla viestintäsivuilla saadaan tehtyä hyvännäköistä sisältöä helposti. Moderneissa viestintäsivuissa on kuitenkin vielä rajoituksia ja haasteita, esimerkiksi jos navigaatiopalkin halutaan pysyvän samana, kaikki sivut tulee olla samassa sivustokokoelmassa. Samaan kokoelmaan menevät myös uutissivut.

Projektissa havaittiin, että aiemmin ajateltuja sisältöjä oli tarpeen pilkkoa useammalle sivulle, jotta mobiililaitteella ei olisi niin paljon selaamista ylös ja alas. Ylläpitoa ja hallinnointia helpottamaan lisättiin sivuston sivustoihin metatieto, jolla kerrotaan, mihin kokonaisuuteen sivu kuuluu ja sivuston sivujen ryhmittely tehtiin tämän tiedon pohjalta.

Modernilla viestintäsivuilla oletuksena saa ainoastaan kaksitasoisen navigaation, joten sivuille laitettiin vielä pikalinkkejä ja Hero-verkko-osioita, joiden kautta pääsi lisätietoon, mitä ei suoraan navigaatiossa ollut.
Projektissa oli myös haasteena, että uutis-verkko-osiolla saa ainoastaan neljä viimeisintä uutista näkyviin, joten Tapiolan Lämpö päätti jaksottaa uutistuotannon siten, että tämä riittää. Nyt jokainen uutinen ehtii olemaan etusivulla näkyvissä riittävän, jonka jälkeen se on löydettävissä uutisarkistosta.

O365 käytön laajentaminen ei pysähtynyt intranetiin. Seuraavana on vuorossa Teamsin käyttöönotto. Teamsilla on tarkoitus korvata muut pikaviestimet ja osa sähköposteista. Osana intranet-projektia katsottiin Teamsin asetukset kuntoon ja perehdytettiin Tapiolan Lämpö sen perusominaisuuksiin. Ensiksi sisäisen keskustelun käyttöön harkittiin Yammeria, jonka pystyy upottamaan intranetiin ja yleisemminkin SharePointiin.

Projektissa kuitenkin todettiin, että intranet on paikka staattiselle sisällölle, joten kommentointimahdollisuudelle ei niin ole tarvetta. Suurempi tarve oli Teamsin tyyliselle pikaviestimelle, jossa asioista voi keskustella ja niihin liittää eri sisältöjä. Teamsissa viehättikin erilaisten ryhmien tekeminen, tiedostojen ja tiedostokirjastojen helppo jakaminen ja kommentointi sekä eri sovelluksien (esim. OneNote ja Planner) tuominen välilehdiksi.