Power BI for Office 365– tiedon etsimisestä tiedon löytämiseen


Power BI for Office 365– tiedon etsimisestä tiedon löytämiseen



Muuttuvan datan maailma vaatii uuden tavan käsitellä ja tuottaa tietoa. Microsoftin vastaus näihin haasteisiin on PowerBI. Tämä blogikirjoitus on PowerBI-blogisarjan ensimmäinen osa. Kuule lisää PowerBI:stä Sulavan järjestämässä webcastissa 24.2. Ilmoittaudu mukaan!

Kuulostaako tämä tutulta: Liiketoimintakriittiset raportit ovat eri järjestelmien syövereissä ja oikeastaan ne ovatkin jo vanhentuneita siinä vaiheessa kun niiden perusteella pitäisi tehdä päätöksiä ja toimenpiteitä. Oman työn kannalta tärkeään dataan pääsy helpottaisi arkea, mutta sitä on miltei mahdoton saada käsiteltävään muotoon ilman että pää hajoaa, eikä IT-osastollakaan ole käteviä tapoja tuoda dataa lähelle!

Entä haluaisitko päästä syventymään raporttien sisältämään tietoon eri näkökulmista kuin mihin valmiiksi pureskellut staattiset raportit antavat mahdollisuuden. Ja haluaisitko itse etsiä ja löytää liiketoimintadatasta mielenkiintoista tietoa ja yhdistellä eri tietolähteistä saatavaa dataa interaktiiviseksi raportiksi ja vielä kätevästi?

Muuttuva datan maailma

Datan määrä kasvaa hurjaa vauhtia. Tilanteet muuttuvat nopeasti ja ajankohtaista tietoa tarvitaan nopeasti ja luotettavasti – viikon vanha raportti voi olla jo vanhentunutta tietoa. Datan määrän lisäksi datatyyppien ja datalähteiden määrä kasvaa jatkuvasti ja on entistä tärkeämpää myös saada yhdistettyä dataa eri tyypeistä ja lähteistä, myös julkisista lähteistä.

KuluttajistuminenIT:n kuluttajistumisen merkitystä ei kukaan enää kiistäne – loppukäyttäjät haluavat päättää missä he töitään tekevät ja millä välineellä, joten myös BI-työkalun tulee toimia näillä ehdoilla. Kaikilla pitäisi olla pääsy dataan, jota he työssään tarvitsevat!

PowerBI for Office 365 rientää apuun!

Vastauksena mm. näihin haasteisiin Microsoft on kehittänyt (ja kehittää jatkuvasti eteenpäin) pilvipalveluna toimivan data-analytiikkapalvelun, PowerBI for Office 365:n, jonka ensisijaisena kohderyhmänä ovat ei-tekniset liiketoimintakäyttäjät, joilla on tarve päästä raportteihin käsiksi ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta. Palvelun muita keskeisiä piirteitä ovat raporttien tekijöiden näkökulmasta niiden vaivaton koostaminen ja jakaminen sekä ajantasaisena pitäminen, kuluttajien näkökulmasta raporttien visuaalisuus ja mahdollisuus pureutua raporteissa olevaan tietoon ja IT-osaston näkökulmasta puitteiden luominen yhteistyön mahdollistavalle, mutta silti suojatulle pääsylle tietovarantoihin ja mahdollisuus eri tietolähteiden ja datatyyppien tuominen yhteen analysoitavaksi ja mallinnettavaksi.

PowerBI for Office 365 toimii saumattomasti Excelin ilmaiseksi ladattavissa olevien (*) ja jatkuvasti kehittyvien Power BI for Excel analytiikkatyökalujen  kanssa ja yhdessä ne muodostavat itsepalvelu-BI :n kaikelle datallesi, kuten Microsoft itse asian ilmaisee. Osa ominaisuuksista on siis Exceliin ilmaiseksi ladattavissa, osa taas vaatii PowerBI-lisenssin.

Kuulostaa monimutkaiselta, tiedän. Moni asia hahmottuu selkeämmäksi audiovisuaalisen esityksen avulla, joten onneksi Microsoft on tehnyt puolestani 2 minuuttisen sellaisen, tiivistelmän PowerBI:n teeseistä. (**)

Itsepalvelu häh?

lähteet

Raportteihin kiinni pääseminen ajasta ja paikasta riippumatta kuulostaa kyllä jo itsessään hyödylliseltä, mutta tarvitsenko ihan oikeasti itsepalveluominaisuuksia niiden staattisten raporttien lisäksi, mitä meillä jo on, jossain, kai? Ja mitä se itsepalvelu nyt edes tarkoittaa?

 

Kevyimmillään itsepalvelu tarkoittaa tässä tapauksessa käyttäjälle tehtyjä interaktiivisia PowerView-raportteja, jotka mahdollistavat liiketoimintadatan syvemmän tarkastelun ja tutkimisen ja jotka löytyvät personoidusta dashboardista.

Kehittyneemmällä tasolla se tarkoittaa esimerkiksi sitä, että käyttäjät voivat itse tehdä ja muokata Power Queryllä kyselyitä yrityksen tietokantoihin ja jakaa omia kyselyitä uudelleen käytettäväksi muille käyttäjille, rakentaa niistä tietomalleja Power Pivotin avulla ja tehdä niistä raportteja PowerViewillä tai Power Mapillä.

Itsepalveluomiravintolatnaisuudet siis mahdollistavat mm. sen, että käyttäjä saa datasta tarvitsemansa tiedon irti ilman, että käyttäjän tarvitsee pyytää tätä tietoa erikseen raporttien tekijöiltä.

 

 

 

 

Analysoi ja tee yhteistyötä

Eli siis PowerBI onkin Excel + Office 365? Lyhyt vastaus on “kyllä ja ei”. Keskipitkä vastaus on, että tällä hetkellä saatavilla oleva versio PowerBI: stä on juurikin Excelin analytiikkatyökaluilla tehdyt raportit + Power BI for Office 365:n mahdollistama yhteistyö, Q&A eli luonnollisen kielen kysely  ja mobiilius. Hieman saattaa myös hämmentää se, että osa Excelin toiminnoista laajentuvat PowerBI for Office 365 -lisenssin myötä! Mutta ei huolta, kerron näistä tarkemmin tulevissa blogikirjoituksissa.

powerbi

Edelliseen kysymykseen vielä pidempi vastaus seuraa myöhemmässä blogikirjoituksessa. Pieni hehkutus on kuitenkin paikallaan – Microsoft on jo julkaissut katsauksen seuraavan sukupolven Office 365 -riippumattomaan PowerBI :hin, ilmaiseksi ladattavan Excel-riippumattoman PowerBI Designerin, natiivin iOS sovelluksen ja muutenkin tuomassa sitä lähemmäs valtavirtaa. Microsoft on siis todella panostamassa tähän!

Haluatko tietää lisää?

Sulava järjestää tunnin mittaisen webcastin Power BI:n tiimoilta tiistaina 24.2. klo 13-14  Ilmoittaudu mukaan täällä!

(*) PowerBI for Excel lisäosia voidaan asentaa seuraaviin Office versioihin

  • Microsoft Office 2010 Professional Plus SA-ylläpidolla
  • Microsoft Office 2013 Professional Plus, Office 365 ProPlus tai erillinen Excel 2013

Lataa Power Query

Lisää Power Pivot

Lisää Power View 

(**) Tässä lisäksi pari videolinkkiä, ensimmäinen 19 min ja toinen 72 min.