Project Server 2016 julkaistiin – lue ensivaikutelmat!


Project Server 2016 julkaistiin – lue ensivaikutelmat!



Project Server 2016 RTM julkaistiin yhdessä SharePoint 2016 RTM:n kanssa 14.3.2016. Asensimme tuotteen heti Onsightin testiympäristöön kokeillaksemme miten RTM-versio on kehittynyt aiemmista 2016-version beta-versioista.

Tekniset lähtökohdat

Project Server 2016 on nyt täysin osa SharePoint 2016:sta eli erillistä asennusta ei tarvitse enää suorittaa. Project Server on edelleen oma Service Application ja tältä osin Project Serverin käyttöönotto ei olennaisesti poikkea teknisesti aiemmista versioista. Kieliversiot asentuvat myöskin yhdellä kertaa, joten se kieli, jolla SharePoint on asennettu, on myös oletuskieli Project Serverille. Kielipaketteja voi myös asentaa jälkikäteen, mutta näiden osalta suurimpana ongelmana ovat ratkaisuun lisätyt projektin, tehtävän tai resurssin viitetiedot, jotka eivät ole osa vakiotuotetta ja eivät tällöin saa kieliversion mukaista käännöstä. Harmillisen rajoittava tekijä edelleen, jonka takia kieliversioksi valikoituu usein englanti, jotta ratkaisua voidaan käyttää läpi organisaation eri maissa.

Kantatasolla taas muutosta on, sillä kaikki Project Serveriin luodut ympäristöt ovat yhdessä tietokannassa. Aiemmin nämä olivat omissa kannoissaan. Hyötyjä tästä pitäisi tulla varmuuskopioinnin sekä palautuksen osalta. Isompi muutos kannan puolella on tosin se, että Project Serverin kantataulut sijaitsevat nyt SharePointin sisältökannassa. Mikä tästä muutoksesta tekee ison on se, että Microsoftin ohjeistuksen mukaan sisältökantaan ei lähtökohtaisesti saa tehdä omia kantatauluja tai muita muokkauksia. Tämä nostaakin ilmoille kysymyksen miten tulevaisuudessa Microsoftin kumppanituotteiden kantataulut pitää sijoitella tai miten ratkaisuja varten tehtäviä omia kantatauluja tehdään ja minne. Tätä on kyselty jo jonkun aikaa Microsoftilta, mutta virallista vahvistusta tai ohjeistusta asialle ei vielä ole tullut.

Selainpuolella parasta sitten mämmin oli jo versioon 2013 tuotu tuki muillekin kuin Internet Explorerille, joka on toiminutkin kiitettävästi. Myös 2016-versio tukee yleisimpiä selaimia kuten Internet Explorer 10-11 ja Microsoft Edge sekä uusimmat versiot Google Chromesta, Mozilla Firefoxista ja Applen Safarista.

Käyttöliittymä ja toiminnallisuudet

Ulkoasullisesti muutosta ei juurikaan versioon 2013 ole, lähinnä Office 365:stä tuttu vohvelivalikko on tullut SharePointin mukana käyttöön. Vohvelivalikko on yleisesti ottaen hyvä parannus, sillä kukin käyttäjä voi muokata valikon omanlaisekseen ja tähän voidaan lisätä muitakin tuotteita kuin Microsoftin omia. Tässä on kuitenkin huomioitava rajoitus joka vielä tässä versiossa edellyttää, että vohvelivalikon sovellukset määritellään Office 365-näkymässä josta ne heijastuvat on-premisenä käytettävään Project Server 2016-ympäristöön. Periaatteellisesti vohvelivalikko voi siis korvata vanhat sivustot, joihin on kerätty yrityksen käyttämät ratkaisut linkkiviidakkona.

clip_image002

Pääkäyttäjän näkökulmasta jo 2013 versiossa SharePoint Central Adminiin siirretyt toiminnot kuten projektien varmuuskopiointi sekä palautus tai raportointikuution ohjaus loistavat poissaolollaan PWA Asetukset -valikosta. Toisaalta pääkäyttäjä saa nämä käyttöönsä helposti, kun pyytää kyseisen sivun oikeudet Central Adminiin.

Versio 2013 esitteli uutuutena Microsoft Project -työpöytäsovelluksesta tutun aikajanan, jonka avulla pystyi Projektikeskuksessa näyttämään kokonaisia projekteja tai yksittäisen projektin tärkeitä tehtäviä ja välietappeja aikajanalla. Myös projektin omassa aikataulussa pystyi nostamaan tehtäviä aikajanalle luodakseen visuaalisemman kuvan projektista kuin perinteinen Gantt -kaavio mahdollistaa.

clip_image003

Uudistuksena on useamman aikajanan käyttäminen sekä mahdollisuus rajata aikaikkunaa, jolta aikajanaa esitetään. Tällä keinoin eri aikajanoilla voi esittää esimerkiksi eri tehtäväkokonaisuuksia tai projektin osaa, jonka saa tuotua helposti esimerkiksi kuvaksi esitykseen tai sähköpostiin. Kuvan ottaminen tosin tapahtuu hyödyntäen erilaisia näytönkaappaustyökaluja, sillä valmista kopioi kuvaksi -toimintoa ei tuotteesta löydy. Aikaikkunan käyttäminen on kuitenkin asia, jossa voi tulla haasteita. Käytettäessä useampaa aikajanaa, aikaikkuna määritetään kullekin aikajanalle erikseen. Eli muutokset pitää tehdä kaikille aikajanoille tai muutoin näkymästä voi tulla hieman omituisen näköinen.

Toinen mielenkiintoinen rajoitus on se, että tehtävä voi esiintyä vain yhdellä aikajanalla. Eli projektin päätehtävistä ei voi tehdä ylätason aikajanaa ja hyödyntää näitä samoja tehtäviä esimerkiksi eri osioiden aikajanoissa. Rajoite saattaa olla aikajanan tekniikassa tai sitten tätä ei oltu vielä ajateltu käyttötarpeena.

clip_image004

Resurssoinnissa puhaltaa uudet tuulet myös on-prem-puolella. Microsoft esitteli jo vuonna 2015 Project Onlinessä uuden toiminnallisuuden resursointiin liittyen ja nyt tämä on tuotu myös Project Serveriin. Project Server 2010:stä ja 2013:sta tuttu Resurssisuunnitelma on poistettu kokonaan ja tilalle on tullut Resource Engagement. Ajatuksena on tuoda resursointikeskustelu järjestelmään pyyntöinä sekä pyyntöjen hyväksymisenä. Project Server 2010:ssä esitelty Resurssisuunnitelma oli erittäin staattinen ja toimi lähinnä hyväksytyn tiedon dokumentointipaikkana.

Uusi malli tuo parempaa näkyvyyttä sekä jäljitettävyyttä itse pyyntöihin ja niiden hyväksymiseen. Pyynnön ja saadun resurssin työmäärän välillä oleva erotuskin jää selkeästi näkyviin.

Mitä tämä sitten vaatii? Toimiakseen täydellisesti vaatimuksena on työpöytäsovellus Project Professional kytkettynä Project Serveriin. Eli täydellä toiminnoilla tavallaan askel taaksepäin jo Project Server 2010 -maailmasta, jossa selaimella pärjäsi niin aikataulutuksen kuin resursoinninkin osalta. Toisaalta etuna tulee se, että nyt resursointi on keskitetty yhteen paikkaan eikä itse projektin alle tehostaen työkalun käyttöä. Kevyemmin käytettynä myös pelkällä selainversiolla pärjää ja näin säästyy Project Professional -sovelluksen lisenssikustannuksilta ja käytön opettelulta. Tässä tapauksessa käytettävyysnäkökulmasta katsottuna pitää kuitenkin miettiä Resurssisuunnitelma -ikonin piilottamista, sillä sen klikkaaminen ilman Project Pron olemassaoloa aiheuttaa vain virheilmoituksen. Aiempien versioiden käyttäjät tulevat varmasti törmäämään tähän.

clip_image006

clip_image008

Resurssien raportointiin on tuotu myös uusia ominaisuuksia, joista suurin muutos on lämpökartta -tyypinen malli. Lämpökartan avulla saa helposti näkyvyyden resurssien mahdollisiin yli- tai alikuormituksiin. Näkymässä voi myös asettaa itse rajat, jolloin lämpökartan värit muuttuvat mikäli kyseiset kapasiteetista lasketut prosenttiosuudet alittuvat tai ylittyvät. Raja-arvot ovatkin siis käyttäjän muuteltavissa ja näille ole keskitettyä hallintaa. Eli mikäli haluat näyttää itsellesi ylikuorman edelleen vihreänä, onnistuu se raja-arvoa muuttamalla. Ei ehkä paras idea, mutta saa murheet pois helposti.

clip_image010

Kaiken kaikkiaan muutokset ovat maltillisia toimintojen osalta, kun taas konepellin alla on tehty suurempia asioita. Uudet toiminnallisuudet ovat hyvää plussaa jo perusvarmalle Project Server -alustalle. Onkin mielenkiintoista nähdä mihin suuntaan Project Server tulee kehittymään ottaen huomioon Project Onlinestä esitetyn kehityskaaren, jossa muutokset ovat todella suuria. Tuleeko osa myös niistä tulevaisuudessa mukaan vai eroavatko tiet tässä kohtaa lopulta? Sekin jää nähtäväksi.

Ai niin, suorituskyky, tuo kaikkia kiinnostava asia. Project Server 2016 tuntuisi toimivan säpäkästi asennuksen jälkeen ja erittäin tyhjänä (= 1 projekti, noin 20 resurssia) meidän kehitysalustalla (256 GB muistia, NVMe-levyt, 20 corea). Kuten totuttua muistia vaaditaan enemmän kuin IT -osastot haluaisivat antaa ja kokemuksesta voisi sanoa, että annettuihin raameihin kannattaa taipua, sillä se tuo paremman käyttökokemuksen ja vähemmän haasteita, kun haut tai vastaavat ajastetut toiminnot pyörähtävät.



Mikko on Onsightin projektinhallinnan ja Microsoftin projektiratkaisujen guru ja huippuosaaja. Mikon saat parhaiten kiinni sähköpostilla