Ryhmät muuttaa kaiken mitä olet aina inhonnut SharePointissa


Ryhmät muuttaa kaiken mitä olet aina inhonnut SharePointissa



Ryhmät on epäilemättä ollut viime aikojen kohutuin Office 365 -uudistus. Ryhmät tarjoavat loppukäyttäjälle käytännössä kaikki SharePointin työtiloista tutut ominaisuudet, mutta modernimmalla ja valmiiksi mobiiliystävällisellä ulkoasulla varustettuna.

SharePointin työtilat taas ovat pysyneet enemmän vai vähemmän ennallaan viimeiset kymmenen vuotta. Office 365 -roadmapin valossa näyttääkin siltä, että ryhmät tulevat korvaamaan työtilat ennemmin tai myöhemmin.

Mitä Office 365 -maailmassa elävän organisaation sitten tulisi tehdä? Tarjoamme tähän kaksi näkökulmaa. Tässä kirjoituksessa esittelemme 3 syytä, miksi organisaatio valitsisi ryhmät työtilojen sijaan. Ensi viikolla kerromme blogissamme, missä tapauksissa työryhmät pitävät vielä pintansa.

Ryhmien luominen

Kun SharePoint-työtilojen luominen out of the box onnistuu vain sivuston omistajilta ja edellyttää kryptisiin kysymyksiin vastaamista käyttöoikeuksista, sivupohjista ja navigaatiosta, Groupsin luominen onnistuu keneltä tahansa ja on hyvin intuitiivista. Linkki työtilojen luomiseen löytyy suoraan Groupsien alapuolelta ja sisältää seuraavat yksinkertaiset vaiheet:

blogi1

Kas näin, uusi ryhmä on valmis ja lisätty sekä omiin ryhmiini että ryhmien hakemistoon. Myös ryhmien sisällä ja välillä siirtyminen on idioottihelppoa. SharePointissa ryhmät taas on listattava joko manuaalisesti tai räätälöidysti ja niiden välillä siirtyminen vaatii useita klikkauksia.

blogi2

Käyttäjähallinta

Toinen ikuinen murheenkryyni SharePointissa on käyttäjähallinta, joka on tavikselle miltei mahdoton ymmärtää (tai ainakin selittää). On kolme eri käyttöoikeustasoa, jotka on sidottu kolmeen eri SharePoint-ryhmään, jonka sisällä voi olla läjä random-käyttäjiä tai AD-ryhmiä mystisistä periytymisistä puhumattakaan.

Ryhmissä taas on kaksi käyttöoikeustasoa: Yksityinen ja julkinen. Yksityisen ryhmän sisältö näkyy vain ryhmän jäsenille kun julkinen on kaikille organisaation jäsenille avointa. Ryhmän sisältöön kaikilla jäsenillä on yhtäläiset muokkausoikeudet. Yksinkertaista.

Mobiilikäyttö

SharePoint-työtilojen eri ominaisuuksien käyttö onnistuu mobiilissa selainta kätevimmin natiivi-appseilla. Yammer-keskusteluihin osallistutaan siis Yammer-appsilla, dokumentteja selataan ja muokataan päätelaitteesta riippuen yhdellä tai useammalla Office-appsilla ja muistikirjaan pääsee taas omalla appsillaan. Appsien välillä hyppelyyn harjaantunut ei tästä hätkähdä, mutta vähemmän tottuneille tämä voi olla haastavaa.

Groupsien käyttöön löytyy yksi yhtenäinen ja helppokäyttöinen apps, jonka kautta kaiken sisällön selaaminen toimii kuin unelma.

blogi3

Kuva: Microsoft

So?

Kehotammeko kaikkia nykyisiä ja tulevia asiakkaitamme siis syöksymään suinpäin ryhmien käyttäjiksi ja hylkäämään vanhat työtilat? Mahdollisesti. Asialla on kuitenkin toinen puoli, jota Petri valottaa Sulavan blogissa ensi viikolla.

Lopullisen tuomion paljastamme kuitenkin vasta 23.3. Sulavan suuressa Työtilat vs. ryhmät -battlessa, jossa Sulavan konsultit Petri ”työtilat” Helin ja Anna-Maria ”ryhmät” Kähkönen väittelevät aiheesta kiivaasti.

Väittelyä pääset seuraamaan reaaliajassa Skype-webinaarissamme – tätä et halua missata!



Karoliina Partanen (ent. Harjanne) toimii Sulavalla Chief Experience Officerina (CXO). Hän vastaa asiakaskokemuksen viemisestä uudelle tasolle niin tarjooman kuin asiakas- ja työntekijäkokemuksenkin näkökulmasta.