Uusi Office 365: Sähköpostin seuraava aalto


Uusi Office 365: Sähköpostin seuraava aalto



Seuraavien viikkojen aikana kerromme Sulavan blogikirjoitussarjassa, mitä uutta helmikuun 27. päivä julkaistava Office 365:n seuraava versio tarjoaa.

Mitä uutta Office 365:n päivitys tuo sähköpostin käyttäjille? Tarkastellaanpa asiaa selainkäyttäjän näkökulmasta.

Uusi ilme

Outlook Web App (OWA) on kokenut kokonaisvaltaisen käyttöliittymäuudistuksen. Käyttöliittymä on Windows 8 UI -mallin mukaisesti vähäeleinen ja minimalistinen. Asettelu mukailee Outlook 2013 -työasemasovellusta, pois lukien työasemasovelluksen toimintoja pullistelevat valintanauhat, jotka ovat korvattu selainversiossa muutamalla toimintolinkillä ikkunan ylänurkissa (new mail ja reply, reply all, forward).

Uudet tavat käyttää

Uusi Outlook Web App on suunniteltu ja optimoitu käytettäväksi perinteisen työaseman lisäksi mobiililaitteilla ja kosketusnäytöllisillä laitteilla. Huikea ja iso uudistus on mahdollisuus käyttää selainpohjaista Outlook Web App -sovellusta myös ilman verkkoyhteyttä.

Liitetiedostojen lisäys sähköpostiin onnistuu suoraan kansiosta raahamalla. Liitetiedosto pudotetaan viestin päälle ja Outlook lisää tiedoston automaattisesti sähköpostin liitteeksi.

Paras käyttökokemus ja offline-käyttö saavutetaan Windows 7 ja Windows 8 -laitteissa IE 10, Safari 5.0.6 ja Chrome 18 -selaimilla tai uudemmilla. Mac OS X -laitteissa Safarilla tai Chromella ja Linux-laitteissa Chromella. Firefoxilla päästään myös hyvään käyttökokemukseen, mutta Firefoxilla offline-käyttöä ei vielä tueta.

Mobiililaitteissa Outlook Web App:in uusi ”rikas” käyttöliittymä toimii iOS 5 –laitteissa (pl. iPad 1), Android 4.0 –laitteissa sekä Windows 8 -tableteissa. Muistia mobiililaitteessa laitteessa tulee olla vähintään 512MB.

Viestien lähettämiseen uusia ominaisuuksia

Outlook 2013 -työasemasovelluksen tapaan uusien viestien lähetys ja saapuneisiin vastaaminen käy käyttöliittymään upotetun viestilomakkeen kautta. Upotetun muokkausnäkymän saa toki pullautettua myös omaan ikkunaan. Luonnosversioiden näkyvyyttä on parannettu ja luonnostilassa olevat viestit näkyvät osana postiketjuja. Käyttäjä voi milloin tahansa siirtyä lukemaan tai käsittelemään muita viestejä ja palata sitten kirjoittamaan kesken jääneen viestin loppuun.

Uudessa Outlook Web App:ssa pitäisi olla myös liitteen puuttumisesta varoittava toiminto (Forgotten Attachment Detector). Sähköpostipalvelu analysoi kirjoitettua tekstiä ja päättelee sen perusteella pitäisikö lähetettävässä sähköpostissa olla liitetiedosto. Jos liite näyttää puuttuvan, Outlook huomauttaa ja varmistaa asian käyttäjältä ennen viestin eteenpäin välitystä. Itse en tosin saanut toimintoa aktivoitumaan omien testien aikana.

Kontaktit ja osoitteisto

Outlookin selainversio on ottanut työasemasovelluksen kiinni myös kontaktien/vastaanottajien käsittelyssä. Kontaktista saa suoraan auki siihen liittyvät perustiedot. Kontaktit linkittyvät samaan tapaan kuin esim. Windows Phone 7.5 tai 8 –puhelimissa. Saman henkilön tiedot niputetaan automaattisesti ja näytetään koostettuna yhdessä näkymässä. Käyttäjä voi lisäksi liittää sähköpostiin oman LinkedIn-tilinsä, jolloin LinkedIn-kontaktit lisätään automaattisesti kontaktiluetteloon.

Vastaanottajia kirjoitettaessa Outlook tarjoaa käyttäjälle osoitteistosta nimen osalla löytyviä kontakteja.

Kalenteri

Kalenterin kuukausinäkymän oikeaan laitaan on lisätty osio, joka näyttää kalenterista valitun päivän agendan. Lisäksi Outlook osaa näyttää oleelliset tiedot kalenterimerkinnästä tirkistelyikkunassa (?!, ”peek window”) tapahtumaa napsautettaessa.

Sivustojen sähköpostilaatikot

Tämä aihe lipsuu jo vähän SharePoint Online puolelle, mutta liittyy kuitenkin sähköpostien hallintaan. Tiimisivustoille voidaan lisätä ”Site Mailbox App”, joka perustaa automaattisesti sivustokohtaisen sähköpostilaatikon ja antaa postilaatikolle sivuston nimestä johdetun sähköpostiosoitteen. Sivuston omistajat ja käyttäjät saavat automaattisesti käyttöoikeuden uuteen postilaatikkoon. Projekti tai työryhmä voi pyytää ulkoisia toimijoita lähettämään sähköpostit kyeseiseen osoitteeseen, jolloin postit tallentuvat keskitetysti yhteen paikkaan. Sivuston postilaatikko näkyy Outlook 2013 -työasemasovelluksessa, mutta selainkäytössä on käytettävissä vain SharePoint-sivuston kautta. Site mailbox:ien käytöstä voit lukea lisää Exchange Team Blogista.

Muita Exchange Online uudistuksia

Taustalla Exchange Online tulee päivittymään Exchange:n 2013-versioon. Tässä on vielä lopuksi listattuna muutamia uusia ominaisuuksia (ja akronyymejä) Exchange Online pääkäyttäjätoimintojen osalta.

  • ECP + EMC => EAC. Exchange Administration Center (EAC) on uusi hallintakonsoli, joka yhdistää vanhat hallintaliittymät uuteen yhtenäiseen käyttöliittymään.
  • FOPE => EOP. Exchange Online Protection (EOP) korvaa aiemmin Forefront Online Protection for Exchange (FOPE) nimellä toimineen palvelun ja integroituu EAC käyttöliittymään. EOP sisältää sähköpostin suojauksen roskapostilta ja haittaohjelmilta sekä asetuksia sähköpostien reititykseen.
  • Uutena toimintona EOPissa tulee Data Loss Prevention (DLP). DLP tarkkailee sähköpostin sisältöä ja voidaan asettaa varoittamaan käyttäjää, mikäli lähtevässä sähköpostissa on arkaluontoista tietoa (kuten henkilötietoja tai pankkiyhteystietoja).
  • Dynaamiset jakelulistat ovat aivan uuden tyyppisiä ryhmiä, jotka voidaan muodostaa käyttäjien tietojen perusteella (esim. käyttäjän osasto- tai toimipaikkatieto). Exchange muodostaa ryhmän vastaanottajatiedot aina lennossa sähköpostin lähetyshetkellä.
  • Room-, Equipment– sekä Shared–tyyppisiä resursseja voi luoda EAC:n kautta (ennen onnistui vain skriptaamalla PowerShellillä).

Public Folder:ien paluusta ja saatavuudesta Exchange Online -ympäristössä en aio kertoa mitään. Unohtakaa ne.