Uusi SharePoint Online ja dokumenttien jakaminen ulkoisten käyttäjien kanssa


Uusi SharePoint Online ja dokumenttien jakaminen ulkoisten käyttäjien kanssa



Oletko koskaan ollut tilanteessa, jossa haluat jakaa SharePoint-dokumentin asiakkaan kanssa, mutta et halua lähettää tiedostoa sähköpostilla tai pyytää asiakasta luomaan erillistä tunnusta SharePoint-sivuston käyttöön? SharePoint Onlinen seuraava versio mahdollistaa dokumenttien nopean ja helpon jakamisen pelkän linkin avulla, erillistä kirjautumista ei välttämättä enää tarvita. Tätä toiminnallisuutta ei ole paikallisesti asennettavassa SharePoint 2013:ssa. Office 365:n ja SharePoint Onlinen seuraavan version koeversiota pääset käyttämään jo nyt.

Yksi SharePointin kiintoisista ominaisuuksista on mahdollisuus jakaa dokumentteja ulkoisten käyttäjien (kuten vaikkapa alihankkijat, asiakkaat tai yhteistyökumppanit) kanssa. Erityisen mielenkiitoiseksi tämän tekee se, että ulkoiset käyttäjät eivät tarvitse erillistä lisenssiä.

SharePoint Onlinen seuraava versio tarjoaa tiedostojen jakoon kolme eri tapaa:

  1. Voit jakaa kokonaisen sivustokokoelman lähettämällä kutsun ulkoiselle käyttäjälle, joka kirjautuu sivustolle Microsoft-tilin – tai Microsoft Office 365 -käyttäjätunnuksen avulla. Jos vastaanottajalla ei ole Microsoft account -tunnusta, hän voi luoda sellaisen ilmaiseksi.
  2. Voit jakaa yksittäisiä dokumentteja lähettämällä kutsun ulkoiselle käyttäjälle, joka kirjautuu sivustolle Microsoft-tilin tai Microsoft Office 365 -käyttäjätunnuksen avulla.
  3. Voit jakaa yksittäisen dokumentin myös lähettämällä ulkoiselle käyttäjälle vierailijalinkin (guest link), jonka avulla dokumenttiin pääsee käsiksi ilman erillistä kirjautumista.

Ensimmäiset kaksi tapaa ovat jo entuudestaan tuttuja, mutta täysin uutta on SharePoint Onlinessa mahdollisuus jakaa tiedostoja ilman, että kirjautumista vaaditaan. Miten tämä sitten tehdään?

Sivustokokoelmakohtaiset asetukset

Dokumenttien jakaminen tulee ottaa käyttöön sivustokokoelmakohtaisesti. Se tehdään siirtymällä SharePointin Onlinen ylläpito-osioon, valitsemalla “Site collections” listasta halutun sivustokokoelman ja napsauttamalla “Sharing”.

Sivustokohtaiset asetukset

 

Esiin tulevassa ikkunassa valitset voidaanko ulkoisia käyttäjiä kutsua ja voidaanko tiedostoja jakaa myös ilman kirjautumista.

Sivustokohtaiset asetukset, jakaminen

Dokumenttien jakaminen

Voit jakaa dokumentin (tai kansion) valitsemalla sen, napsauttamalla dokumentin oikealla puolella olevaa painiketta, jossa kolme pistettä. Tämä avaa valikon, josta valitaan “Share”.

Dokumentin jakaminen

Tämän jälkeen kirjoitat vastaanottajien sähköpostiosoitteen “Invite people” -kenttään ja kirjoitat valinnaisen saateviestin. Ota valinta pois kohdasta “Require sign-in”, jotta käyttäjien ei tarvitse kirjautua. Voit myös valita voiko linkin vastaanottaja muokata tai vain katsella dokumenttia.

Tiedoston jakaminen 1

Kun napsautat Share-painiketta, näet seuraavan viestin.

Ilmoitus

Vastaanottaja saa sähköpostiinsa linkin, jota napsauttamalla hän pääsee suoraan muokkaamaan dokumenttia.

Mitä pitää huomioida dokumentteja jaettaessa

SharePoint Onlinen seuraava versio tarjoaa uusia mahdollisuuksia dokumenttien jakamiseen, mutta samalla kertaa myös käyttöoikeuksia on syytä miettiä tarkemmin. Jos esimerkiksi sallitaan ulkoisen käyttäjän päästä dokumenttiin käsiksi pelkän linkin avulla, voi käyttäjä lähettää linkin aivan kenelle tahansa.