SharePointin uusi käyttöliittymä mullistaa dokumentinhallinnan


SharePointin uusi käyttöliittymä mullistaa dokumentinhallinnan



SharePoint Onlinen dokumenttikirjastot ovat saamassa uuden ulkoasun, joka on käytännössä kaikkea, mitä nykyajan tietotyöläinen voi toivoa! Uusi ulkoasu on responsiivinen, riisuttu ja helppokäyttöinen.

Uusi näkymä

Tiedostokirjastot näyttävät pian tältä.

Muutamia helmiä mainitakseni dokumenttikirjaston ylälaitaan voi ”pinnata” tärkeitä tiedostoja, ja kirjastoon voi linkittää tiedostoja muista sijainneista itse kirjaston dokumenttien oheen. Tämä ominaisuus vastaa ikuisuushaasteeseen dokumenttien kulloinkin parhaasta sijoituspaikasta. Nyt dokumentit voivat oikeasti asua koko elinkaarensa ajan yhdessä paikassa ja linkittyä tarpeen mukaan muihin sijanteihin.

Myös kansioiden drag & droppaaminen on vihdoin mahdollista!

Kiinnitä

Kiinnitä tärkeät tiedostot kirjaston päälle.

Lisää linkki toisessa sijainnissa olevaan dokumenttiin.

Lisää linkki toisessa sijainnissa olevaan dokumenttiin.

Mobiilinäkymä

Uuden tiedostokirjaston mobiilinäkymä.

Toisaalta vanhat hyvät ominaisuudet ovat edelleen tallella: Dokumentit avautuvat selaimeen esikatseltavaksi, koko kirjaston voi avata resurssienhallinnassa massasiirtoja varten ja näkymien luominen on jopa aiempaa helpompaa.

Esikatsele tiedostoa tai muokkaa sen ominaisuuskia samassa näkymässä.

Esikatsele tiedostoa tai muokkaa sen ominaisuuskia samassa näkymässä.

Mitä käytännössä?

Uusi käyttöliittymä on saatavissa toistaiseksi First Release -asiakkaille ja tulee käyttöön kaikkiin tenantteihin tuttuun tapaan vaiheittain.

Kun uusi käyttöliittymä tulee tenanttiin saataville, käyttäjät voivat kokeilla näkymää kirjastokohtaisesti. Vaihtoehtoisesti sivuston omistaja voi asettaa uuden käyttöliittymän päälle omassa sivustossaan tai järjestelmänvalvoja voi asettaa sen oletusnäkymäksi kaikkiin kirjastoihin.

Yksittäiset käyttäjät voivat alkuun testata uutta näkymää kirjastokohtaisesti.

Yksittäiset käyttäjät voivat alkuun testata uutta näkymää kirjastokohtaisesti…

... tai järjestelmänvalvoja voi asettaa uuden käyttöliittymän oletukseksi kaikkialle tenanttiin.

… tai järjestelmänvalvoja voi asettaa uuden käyttöliittymän oletukseksi kaikkialle tenanttiin.

Käytännössä uusi käyttöliittymä mahdollistaa ennen kaikkea tiedostojen selainkäytön mobiililaitteella, mikä tähän saakka on ollut vähintäänkin tahmeaa.

Toisaalta uusi käyttöliittymä saattaa alkuun hämmentää käyttäjää – tuttu valintanauha on poissa eikä kirjastossa näy ollenkaan sivuston ylänavigaatiota. Myös kirjaston pikamuokkausvaihtoehto on toistaiseksi kokonaan poissa. Jää nähtäväksi onko pikamuokkausominaisuus tulossa mukaan myöhemmin vai onko Microsoftilla takataskussaan jokin uusi metatietoja parempi ominaisuus tiedostojen ryhmittelyyn… Boardit? Kansioiden paluu??

Mitä seuraavaksi?

Uusi ominaisuuksien valossa näyttää siltä, että SharePointin työtilojen ja tiedostokirjastojen elinkaari ei ryhmien tulon myötä ole sittenkaan päättymässä, eivätkä työtilat suinkaan ole katoamassa mihinkään, vaan menossa on Microsoftin nerokas siirtymävaihe ryhmien ja työtilojen sulauttamiseksi.

Toivotamme tämän kehityssuunnan ilolla tervetulleeksi ja jäämme odottamaan seuraavia päivityksiä!



Karoliina Partanen (ent. Harjanne) toimii Sulavalla Chief Experience Officerina (CXO). Hän vastaa asiakaskokemuksen viemisestä uudelle tasolle niin tarjooman kuin asiakas- ja työntekijäkokemuksenkin näkökulmasta.