Sisäinen viestintä – so last season, vai tämän vuoden Lumia?


Sisäinen viestintä – so last season, vai tämän vuoden Lumia?



Oletko kuullut tapauksista, joissa yrityksen henkilökunta on lukenut työnantajaansa koskevaa uutista jostain julkisesta mediasta, ennen kuin sama uutinen on ilmestynyt yrityksen sisäisen viestinnän kanaviin? Tällaiset tapaukset aiheuttavat työyhteisössä yleensä kiivasta keskustelua ja tunnekuohuja. Jos tämä on osunut omalle kohdallesi, niin olisiko nyt oikea hetki pohtia sisäisen viestinnän strategiaa?

Viimeisien vuosien aikana koko viestintäala on elänyt suuren muutoksen aikaa. Uusien sosiaalisen median työkalujen ilmaannuttua markkinoille tuli meistä kaikista samalla yksi iso viestintätiimi.  Tässäkin tiimissä nopeat syövät hitaat sekä älykkyys punnitaan, ja mikä parasta, jokainen pääsee viestimään omia ajatuksiaan ja arvojaan ihan toisella tasolla kun ennen.  Yrityksissä on pohdittu ja laadittu sosiaalisen median pelisääntöjä turvaamaan yrityksen viestintäpolitiikkaa, mutta harvassa yrityksessä on vakavasti mietitty sisäisen viestinnän pelisääntöjä ja kanavia.

Usein nämä paineet kohdistuvat nimenomaan viestintätiimiin. Yrityksen tulee näkyä ja kuulua kaikkialla ja koska tutkimukset osoittavat, että sosiaalinen media on myös mitä mainioin markkinointiväline, on sitten päätetty  olla Facebookissa, Twitterissä ja YouTubessa ja yrittää hoitaa myös yrityksen sisäinen viestintä niin tehokkaasti, että kaikilla on aina kaikki ajantasainen tieto intranetin uutispalstalla luettavissa.  Suurin osa yrityksen työntekijöistä käyttää kuitenkin samanaikaisesti aktiivisesti sosiaalisen mediaa seuraten useita uutissyötteitä haluamistaan lähteistä. Tämä johtaa useimmiten siihen, että tuo aktiivinen uutisvirrassa pörräävä työntekijä saa jopa omaa työnantajaansa koskevan uutisen tietoonsa nopeammin julkisesta mediasta kuin sisäisen viestinnän käyttämästä kanavasta.

Muuta uutisvirta täsmäviestinnäksi

Sisäinen viestintävastuu tulisi olla kaikilla työntekijöillä ja sen tulisi olla luonnollinen tapa toimia omien päivittäisten töiden ohella. Tekniikka, työvälineet ja viestintästrategia tulisi valita niin, että tämä toimintamalli mahdollistettaisiin jokaiselle työntekijälle riippumatta toimenkuvasta. Tärkeää sisäisessä viestinnässä on myös kohdennettu viestintä. Tähän on mainioita apuvälineitä olemassa, esimerkiksi hyvin suunnitellun ja luokitellun asiasanaston avulla täsmäjulkaisua voidaan helposti automatisoida ja uutisen julkaiseminen voidaan tehdä yhtä helpoksi kuin statuksen päivittäminen sosiaalisessa mediassa. Viestintäosaston tehtäväksi jääkin sitten vain seurata ja hallinnoida sisäisiä uutisvirtoja ja päättää mitä ulkoisia uutissyötteitä ohjataan myös yrityksen sisäiseen viestintävirtaan. Työvälineiden kehittyessä täytyy myös muistaa, että viestintä ei tarkoita enää perinteistä uutispalstatiedottamista, vaan kaikki julkaiseminen on viestintää. Julkaisumuoto voi olla dokumentti, taulukko, esitys, blogi, wiki, video, tekstiviesti, keskustelu tai statuspäivitys. Kun sisältö on hyvin luokiteltu tai tägätty voi sisältöä hallita ja täsmäjulkaista haluamallaan tavalla.

Kaivinkoneen kuljettaja @ TM1234

Tärkeää on myös miettiä mitä työvälineitä henkilökunta käyttää uutisten lukemiseen. Onko kaikilla omaa työasemaa ja miten kentällä koko ajan liikkuvat työntekijät saavat tarvittavan uutisvirran luettavakseen. Otetaan esimerkiksi vaikka työmaalla työskentelevä rakennusmies. Mitä olennaista tietoa hän tarvitsee suoriutuakseen työpäivästään työnantajan määrittelemän mittariston mukaisesti? Hänen tulee tietää oikea työmaan sijainti, ketä muita työmaalla tuona päivänä on töissä ja onko työmaalla tarvittavat työkalut ja materiaalit käytössä. Hänen tulisi pystyä kuittaamaan työnjohtajalle paikallaolonsa, työn eteneminen tai valmistuminen ja mahdolliset esille tulleet ongelmakohdat ja kehitysideat.  Tämä kaikki on sisäistä viestintää. Motivaatiota varmaankin lisäisi, jos hän saisi säännöllisesti uutissyötteenä tietoa siitä, miten työnantajalla menee,  miten hän ja  hänen tiiminsä on suoriutunut tehtävissään,  millaisia uudistuksia tai kehittämisideoita hänen työhönsä on suunnitteilla tai mitä kilpailijat puuhaavat.

Tuon rakennusmiehen täsmäviestintään ainoa oikea työväline on mobiililaite, jossa on tarvittavat asetukset ja ohjelmat käytettäviin palveluihin. Työnjohtajalla voi olla sitten jo kannettava tietokone tai tablettilaite, josta hän voi reaaliaikaisesti kommunikoida ja seurata työmaiden toimintaa sekä esimerkiksi hallinnoida julkaistavaa uutisvirtaa.

Varamanne aika klo 14.00 lääkärin vastaanotolle alkaa 14.30.

Entäpä sitten terveyskeskuksen ajanvarauksessa työskentelevä henkilö, joka tekee työtään koko päivän näyttöpäätteellä?  Hänen olisi oleellista nähdä varausjärjestelmästä reaaliaikaisesti ketä tiimissä on paikalla, ja miten lääkärit pysyvät aikataulussaan, jolloin aikataulujen venyessä järjestelmä voisi lähettää asiakkaille automaattisesti tekstiviestin. Ajanvarauksessa työskentelevää varmasti motivoisi nähdä näytöllä reaaliaikaisesti oma tai tiiminsä suorituskykymittari, eli kuinka paljon varauksia on jo onnistuttu tekemään loputtoman jonon sijaan. Päivän aikana näytölle voisi tulla twittermäisiä uutispäivityksiä liittyen hänen tiimiinsä tai yleisesti terveydenhuoltoon. Päivityksiä ei tarvitsisi mennä lukemaan erikseen mistään ja työntekijä pystyisi myös tuottamaan itse näita statuspäivityksiä muiden luettavaksi. Näin syntyy luonnollinen uusi tapa tuottaa ja jakaa yhdessä tietoa.

Puhelimien käyttöjärjestelmien kehittymisen myötä tiedon jakaminen ja päivittäminen tulee entistäkin helpommaksi. Puhelinta on jo totuttu kuljettamaan aina mukana ja uutisvirtojen selaaminen on tehty houkuttelevan helpoksi. Itse kun kuljen työmatkani julkisissa kulkuneuvoissa, olen kiinnittänyt huomiota siihen, että vähintäänkin joka kolmas selaa nykyään puhelintaan eikä Metro-lehteä. Jos työsuhdepuhelimiksenne on päätetty hankkia modernit älypuhelimet , kannattaa ehdottomasti miettiä myös viestintästrategia ja kanavat uusiksi.