Sori vaan, SharePointin työtilat eivät sellaisinaan toimi


Sori vaan, SharePointin työtilat eivät sellaisinaan toimi



Aloitin työurani 1990-luvun alussa Helsingin kaupungilla. Ensimmäinen loppukäyttäjältä kuulemani kysymys oli miten dokumentteja voisi muokata useampi käyttäjä samaan aikaan. Valitettavasti jouduin silloin toteamaan, että tämä ei ole mahdollista. Microsoft-ympäristössä dokumenttien samanaikainen muokkaus tuli mahdolliseksi SharePoint 2010- ja Office 2010-versioiden myötä. Valitettavan harvassa työpaikassa ominaisuutta on kuitenkaan otettu käyttöön, vaan sen sijaan käyttäjiä kiusataan pakollisilla dokumenttien sisään- ja uloskuittauksilla – joita oikeasti tarvitaan vain aniharvoin.

Edellä mainittu on kuitenkin pieni ongelma. Useimmissa organisaatioissa SharePoint on otettu käyttöön nimenomaan työryhmätyöskentelyn tukemiseksi. Valitettavasti lopputuloksena on mittaustemme ja kokemustemme perusteella se, että oikeastaan missään ei hyödynnetä SharePointia työryhmätyössä.

Kerron alla miksi näin on ja miten ongelma ratkaistaan.

SharePoint ja työryhmätyöskentely

SharePointiin luodaan normaalikäytössä satoja ja tuhansia työtiloja. Hieman edistyksellisimmissä ympäristöissä työtilat tilataan lomakepohjaisesti ja perustetaan automaattisesti. Työtiloissa on tyypillisesti yksi tai useampia dokumenttikirjastoja sekä muita SharePointin ominaisuuksia käytössä. Kaikki näyttää paperilla hyvältä ja toimittaja on käyttänyt lukuisia workshoppeja konseptin miettimiseen ja suuren määrän räätälöintityötä sen toteutukseen. Kaikki on siis hyvin? Valitettavasti ei todellakaan ole.

Ajatellaan yksinkertainen esimerkki. Minun pitää tehdä Wordilla dokumentti, olkoon se vaikkapa tarjous. Tarvitsen tähän kommentit viideltä henkilöltä. Miten siis toimisin perinteisessä SharePointin työtilassa? Parhaimmillaankin toiminta olisi jotain seuraavanlaista:

  1. Menen SharePointiin ja luon uuden dokumentin (edistynyt käyttäjä luo dokumentin suoraan Wordista ja tallentaa sen SharePointiin)
  2. Saan dokumentin kommentoitavaan kuntoon
  3. Nyt tulee ensimmäinen tenkkapoo – miten ihmeessä kerron muille uudesta dokumentista? Tässä kohtaa 99% käyttäjistä lähettää mailin viidelle kommentoijalle (ja yli 80% on jo aiemmin turhautunut ja tekee dokumentin omalla koneelle ja sen jälkeen lähettää sen liitetiedostona kommentoitavaksi)
  4. Ihmiset saavat mailin ja (toivottavasti) alkavat kommentoida dokumenttia. Jos SharePointissa on käytössä sisään-/uloskuittaus, niin vain ensimmäinen saa dokumentin auki muokkaustilaan
  5. Edellisestä kohdasta – ja usein myös työkulttuurista – johtuen ainakin kolme viidestä antaa kommenttinsa vastausmailissa – tai jättää kokonaan kommentoimatta. Ihmiset myös kommentoivat ja korjaavat moneen kertaan samat asiat, koska eivät näe muiden korjauksia
  6. Kerään kommentit maileista ja muokkaan dokumenttia lopulliseen
  7. Lähetän uuden mailin, jossa kerron lopullisen version olevan valmis ja pyydän viimeiset kommentit / kuittaukset
  8. Jos kommentteja vielä tulee, piirileikki jatkuu loputtomiin

Valitettavasti edellä mainittu esimerkki oli vielä suhteellisen yksinkertainen, mutta silti toiminta meni lähes mahdottomaksi. Lopputuloksena aiheutuu kymmeniä maileja, valtava määrä päällekkäistä työtä ja potentiaaliin nähden huono tarjous. Joka vielä valmistuu juuri ja juuri deadlinen kynnyksellä sekä jää viimeistelemättä.

Facebookia käyttävät voivat verrata tätä malliin jossa lataisin ensin kuvan Facebookiin. Sen jälkeen laittaisin kavereille viestejä, että olen ladannut kuvan ja pyytäisin kommentoimaan. Sitten keräisin kommentit viesteistä ja postaisin ne kuvan mukaan. Ja taas kertoisin viestinä kavereille, että nyt on uusia kommentteja. Kuinka moni teistä käyttäisi Facebookia jos yksittäisen kuvan kommentointi ja siihen liittyvä vuorovaikutus olisi näin hankalaa? Niinpä.

Miten tilanne ratkaistaan?

Yksinkertaista ratkaisua ei valitettavasti ole olemassa, vaan tilanteen korjaaminen vaatii irtiottoa nykyisestä ajattelumallista ja teknologiasta. Helpoiten tämä tapahtuu siirtymällä käyttämään SharePointin 2013-versiota ja Office 2013-versiota pilven ja Office 365:n kautta. Näin säästyvät rahat voi käyttää työkulttuurin muuttamiseen ja käyttäjien kouluttamiseen.

Käytännössä tarvitaan käyttöön SharePoint 2013 ja erityisesti sen My Sitet. Tällöin käyttäjä saa automaattisesti tiedon uusista häneen liittyvistä dokumenteista My Siten kautta. Kun tulevaisuudessa otetaan käyttöön Windows 8 / Windows Phone 8 –päätelaitteet, niin SharePoint osaa lähettää automaattisesti “notifikaation” uusista asioista myös työpöydälle. Dokumentin tuottavat voi myös halutessaan mainita tilapäivityksessä muille, että nyt kaivattaisiin kommentteja uuteen dokumenttiin Eli homma alkaa toimia kuten Facebookissa. Muut tekevät asioita ja toiset saavat niistä tiedon. Dokumenttia seuraavat saavat automaattisesti ilmoitukset muiden päivityksistä.

Dokumenttien samanaikainen muokkaus on tietysti itsestäänselvyys. Kommentit tulee antaa Wordin kommentteina, versiossa 2013 niistä muodustuu selkeitä keskusteluketjuja. Kommentit voi myös merkitä hoidetuiksi. Muutokset tietysti tehdään Wordin track changes –toiminnolla.

Tiedon uudesta dokumentista voi tietysti välittää työkavereille myös monella muulla tavalla, esimerkiksi Lyncin kautta. Näin toimittaessa nähdään myös läsnäolotiedot – kiireellistä dokumenttia on turha lähettää kommentoitavaksi henkilölle joka on seuraavat kolme viikkoa lomalla.

image

Kun sähköinen työpöytä siirretään selaimesta Windowsin aloitusnäytölle, saadaan tärkeä tieto välittymään reaaliajassa sitä tarvitseville. Dokumentteihin voidaan myös lisätä tageja, jolloin tieto uusista dokumenteista nousee automaattisesti ko. tageja seuraaville. Voit lukea lisää aiheesta aiemmasta kirjoituksestani kuinka sähköposti korvataan.

Vaihtoehtoisia tapoja on paljonkin – ja jokainen vaihtoehto on huomattavasti parempi kuin nykyinen rampautunut työtilamalli.

Miten edetä?

Uutta SharePointia ja Officea ei voi ottaa käyttöön samalla mallilla kuin ennen. Turha räätälöinti pitää unohtaa ja ensisijainen vaihtoehto käyttöönotolle tulee olla pilvestä. Näin uudet versiot on mahdollista saada käyttöön erittäin nopeasti ja pääset samalla eroon ylimääristä kustannuksista. Yhtälö on enemmän kuin houkutteleva – säästät kustannuksissa ja saat käyttöösi parhaat välineet tietotyöhön. Samalla saat myös käyttöösi automaattisesti ja jatkuvasti päivittyvän ympäristön.

Sulavalla on tarjota aivan uudenlainen malli nykyaikaisen tietotyön ympäristön konseptoimiseksi. Organisaatiosi aikaa ei tuhlata turhiin työpajoihin ja mahdottomiin kysymyksiin vastaamiseen. Sen sijaan saatte alusta alkaen uudet välineet käyttöön ja pääsette itse testaaman niiden soveltuvuuden ja mahdollisuudet.

Yksi helppo tapa edetä on tulla Sulavan CIE 4.0 –työpajaan tutustumaan aivan uuteen tapaan tehdä tietotyötä. Työpajassa pääset konkreettisesti kokemaan miten tietotyö toimii SharePoint 2013- ja Office 2013-ympäristössä.

Jos haluat siirtyä tietotyön uudelle aikakaudelle, homma etenee parhaiten ottamalla yhteyttä minuun tai Antti Kirmaseen.



Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.