Tarina leipurista ja vanhanaikaisesta Excel-työkirjasta


Tarina leipurista ja vanhanaikaisesta Excel-työkirjasta



Tämä tarina kannattaa lukea, vaikket olisi leipuri etkä vanhanaikainen Excel-työkirja. Sillä myyjien kuuluisi myydä, projektipäälliköiden johtaa projekteja, esimiesten olla esimiehiä. Jutussa kerrotaan miten turha viikoittainen tuntikausien työ typistettiin minuuteiksi ja leipuri pääsi taas Excelin ääreltä leipomaan. Haluaisitko sinäkin Excelin sijaan keskittyä tekemään sitä mikä sinun intohimosi on?

Ja tarina alkaa

Olipa kerran vanhanaikainen työkirja nimeltä reseptit.xls (nyk. reseptit.xlsx), jonka ensimmäinen solu oli saanut sisältönsä jo reilusti yli vuosikymmen sitten. Leipuri kirjasi työkirjaansa tunnollisesti kaikkien kehittelemiensä jauhoseosten ja taikinoiden reseptit. Työkirjassa oli kaavoja, jotka laskivat raaka-aineiden painot esimerkiksi tuoteselosteita varten ja kunkin reseptin ainesten määrän saattoi moninkertaistaa seuraavan päivän tuotantoa varten syöttämällä halutun kertoimen.

reseptit

(Taikinoiden nimet on muutettu tunnistamattomiksi ja joiltakin osin mutkia on vedetty suoriksi. Tarina sisältää tuotesijoittelua.)

Erilaisia reseptejä oli kertynyt vuosikymmenessä jo lähes 200 ja jokainen niistä oli omassa laskentataulukossaan. Reseptit oli ryhmitelty muutamaan eri ryhmään (esim. taikina=TA tai jauho=JA), joten jokaisen reseptin nimen eteen oli lisätty lyhyt ryhmää kuvaava etuliite.

Työkirja soveltui hyvin yksittäisen reseptien tarkasteluun ja yksittäisen reseptin raaka-aineiden moninkertaistamiseen, mutta useiden eri reseptien moninkertaistaminen ja moninkertaistettujen raaka-aineiden summaaminen yhteen oli työlästä.

Työkirjasta laskeminen oli hankalaa osittain työkirjan rakenteesta johtuen ja haasteita lisäsi se, että eri raaka-aineet oli kirjoitettu hieman eri muodossa eri resepteihin. Mahdottoman vaivalloiseksi laskemisen teki myös se, että leipuri ei tuntenut riittävästi Excelin summaamistapoja.

Tyypillisesti työkirjan 15 eri reseptiä piti moninkertaistaa esimerkiksi 5-kertaisiksi ja laskea eri raaka-aineiden kokonaismäärät seuraavan päivän tuotantoa varten. Tai työkirjan 8 eri reseptiä piti moninkertaistaa jokainen eri kertoimen avulla ja laskea taas eri raaka-aineiden kokonaismäärät. Ja ihan jokaisena päivänä summattavat reseptit sekä niiden kertoimet vaihtelivat!

En kehtaa käyttää rivitilaa kuvailemaan sitä, miten monimutkaisesti ja manuaalisesti leipuri teki päivittäiset yhteenvetolaskelmansa eri raaka-aineiden osalta. Tosin yksi hyvä puoli työkirjassa oli ainakin palkansaajan näkökulmasta: työkirjalla oli taatusti työllistävä vaikutus! Ja työkirja oli tyytyväinen, kun sillä oli seuraa useita tunteja viikossa. Leipuri ei tosin ollut tyytyväinen, sillä leipuri halusi leipoa. Virheitäkin sattui ja joinakin päivinä myytiin pullaa puoleen hintaan, kun pullia varten oli moninkertaistettu pitkojen ainekset.

Työt lisääntyivät ja lopulta leipuri joutui viettämään myös vapaa-aikaansa tuotantomäärälaskelmiensa äärellä. Erään pitkäksi venyneen päivän jälkeen leipuri päätti hoitaa asian kerralla kuntoon ja ilmoittautui Excelin peruskurssille.

Vanhanaikaisen työkirjan uusi elämä

Olipa siis kerran työkirja sekä leipuri, jotka saivat uuden elämän. Mitä työkirjalle tapahtui peruskurssilla ja sen jälkeen? Millä toimenpiteillä reseptien laskemiseen tarvittava aika saatiin puristettua minuutteihin? Miten leipuri sai taas intohimoisesti leipoa?

En mene yksityiskohtiin, mutta kuvailen seuraavassa pääpiirteittäin toteutustavan. Jatka siis lukemista, jos kiinnostaa miten lähes 200-taulukkoinen työkirja toteutettiin parina luettelona, yhtenä pivot-taulukkona ja koko hommassa tarvittiin 3 laskentakaavaa.

195 laskentataulukkoa korvattiin yhdellä luettelolla

Työkirjan vanhasta eri laskentataulukoihin perustuvasta rakenteesta luovuttiin ja kaikki reseptit ryhmittelyineen koottiin yhteen luetteloon, joka muunnettiin taulukoksi. Taulukosta voi helposti suodattaa esiin minkä tahansa reseptin tai reseptit. Kun taulukosta suodatetaan esiin yksi resepti, kaavat laskevat kyseisen reseptin ainesten osuudet tuoteselostetta varten (per 100 g).  Hyöty: Yksittäisen reseptin esiin tuonti suodattamalla on helpompaa kuin vanhasta työkirjasta taulukon etsiminen.

uusi reseptilista

Huom: Luettelo ei ole ratkaisu kaikkeen ja joskus on tilanteita, joissa työkirjan tiedot on syytä jakaa eri taulukoihin. Tässä tilanteessa luettelo oli kuitenkin järkevin ratkaisu.

Reseptikohtaisia monistuskertoimia varten luotiin oma luettelo

Reseptilistan yläpuolelle voi syöttää kaikkiin resepteihin vaikuttavan yhden monistuskertoimen (ks. edellinen kuva), joka laskee kaikille raaka-aineille yhden ja saman kertoimen perusteella uuden painon.

Työkirjaan haluttiin myös helppo toteutus sille, että jokaiselle reseptille voi syöttää oman kertoimensa. Tätä varten työkirjaan luotiin vielä toinen taulukko reseptikohtaisia kertoimia varten. Varsinaiselle reseptilistalle tehtiin tietenkin kaava, joka hakee oikean reseptikohtaisen kertoimen ja laskee kunkin raaka-aineen painon reseptikohtaista kerrointa käyttäen (ks. edellisen kuvan viimeinen sarake).

monistuskertoimet

Summaamista  varten tehtiin yksi pivot-taulukko

Leipurin pitää saada halutuista resepteistä halutuilla painokertoimilla raaka-aineiden yhteissummat helposti. Tämä oli alkujaan se suurin ongelma ja tähän leipuri oli aiemmin käyttänyt viikoittain tuntitolkulla aikaa.  Uudessa ratkaisussa yhteenvetoa varten tehtiin pivot-taulukko, jonka tekemiseen meni jopa neljä minuuttia. Jatkossa leipuri vain päivittää pivotin yhdellä komennolla ja valitsee haluamansa reseptit pivot-taulukon suodatusluettelosta. Pivot-taulukko näyttää sekä yhteiskertoimella että reseptikohtaisilla kertoimilla lasketut lopulliset raaka-ainepainot. (Kuvan tilanteessa reseptikohtaisia kertoimia ei ole syötetty.) Aikaa tämän tulostaulukon tekemiseen menee jatkossa kertoimien syöttämisineen pari minuuttia.

pivot-taulukko

Edellisten lisäksi tehtiin toki muutakin, esimerkiksi alussa hieman suunniteltiin ja määriteltiin tarpeet. Ja esim. reseptien kokoamisen yhteydessä raaka-aineiden nimet siivottiin ja yhdenmukaistettiin eli lisättiin työkirjaan raaka-aineluettelo, jossa kukin ainesosa on halutussa kirjoitusmuodossa. Varsinaisessa reseptiluettelossa otettiin käyttöön kelpoisuustarkistus (validation), jotta uusia reseptejä syöttäessään leipuri voi valita luettelosta oikeassa muodossa kirjoitetun vaihtoehdon. 

Summa Summarum

Nyt leipurilla menee aikaa vain silloin, kun hän syöttää uuden reseptin. Päivittäin hän vaihtaa kertoimet, päivittää pivot-taulukon yhdellä komennolla ja valitsee luettelosta mitkä reseptit hän haluaa pivot-summataulukkoon.

Sen lisäksi että viikoittainen työaika käytännössä katosi, paria luetteloa ja kolmea kaavaa on takuulla helpompi muokata ja ylläpitää kuin 195 taulukkoa!

Leipuri on tyytyväinen, leipurin työnantaja on tyytyväinen ja minäkin olen tyytyväinen kun olen saanut auttaa asiakasta tärkeässä asiassa.

Noh – kaiken tämänkö leipuri oppi peruskurssilla?

Ei suinkaan kaikkea. Peruskurssilla hän oppi monia tarpeellisia perusasioita, kuten luetteloiden muuttamisen taulukoiksi, kaavojen laatimisen ja kopioinnin, soluviittaustyypit, tiedon syöttämiseen liittyviä pulmatilanteita ynnä muita oleellisia perusasioita. Kun on hyvät perustaidot, niiden päälle voi rakentaa.

Kurssin jälkeen jatkoimme vielä parituntisella konsultoinnilla ja laitoimme kokonaisuuden VLOOKUPpeineen, pivot-taulukoineen ja kelpoisuustarkistuksineen yhdessä kasaan ja niitä hän voi perusteellisemmin tulla opiskelemaan Excelin jatkokurssille. Leipuri pärjää mainiosti tällä toteutuksella ja osaa käyttää työkirjaan luotua pivottia, mutta suunnittelee kuulemma jo nyt aiheiden lisäopiskelua. Hän viihtyy kuuleman mukaan työaseman äärellä nykyisin paremmin, vaikkei enää ole niin paljon tarvetta.

Haluaisitko sinäkin ehtiä tekemään sitä mikä sinun intohimosi on? Ristiriitaista – opiskelemalla lisää Exceliä voit minimoida excelöintiajan.



Microsoft MVP (Microsoft Most Valuable Professional). Heidi toimii vanhempana konsulttina ja kouluttajana Sulavalla ja hänen keskeiseen osaamisalueeseen kuuluvat Power BI ja Excel. Hän on toiminut konsulttina, kouluttajana ja luennoitsijana yli kahdenkymmenen vuoden ajan ja kirjoittaa myös Excel ja Power BI –aiheista blogia HExcelligent.fi