Tarvitseeko Outlookia enää mihinkään?


Tarvitseeko Outlookia enää mihinkään?



owaAsiakkaamme siirtyi vanhasta sähköpostipalvelusta Office 365:een. Osana siirtymää nousi esille kysymys siitä, täytyykö käyttäjille asentaa Officen Outlook sähköpostin käyttöä varten vai pärjätäänkö selain-Outlookilla (Outlook Web App / OWA)?

Käyttö ilman verkkoyhteyttä

Suurin ero perinteisen ja selain-Outlookin välillä on ollut Offline-käyttö. Outlook pitää sähköpostit tallessa ilman verkkoyhteyttä. Tämä muuttui selain-Outlookin osalta tänä vuonna, kun siihenkin tuli tarjolle offline-käyttö. Konsepti kuulostaa yllättävältä, mutta uusimmat selainversiot mahdollistavat selainsovelluksen toiminnan myös ilman verkkoyhteyttä. Kansioihin ei offline-tilassa ole yhtä laajaa pääsyä kuin perinteisellä Outlookilla (enintään 20 kansiota ja 150 viestiä per kansio), mutta satunnaiseen offline-käyttöön selain-Outlook riittää hyvin.

Outlookin edut

Outlookissa on kuitenkin edelleen monia vahvuuksia, joita selain-Outlookissa ei vielä ole. Esimerkiksi laajempi tuki useille tileille ja laatikoille, Social Connectorit, näkymien muokkaus, tuonti- ja vientitoiminnot ja sähköpostiviestin salaus. Outlook myös rekisteröi itsensä käyttöjärjestelmän oletussähköpostiohjelmaksi, jolloin käyttöjärjestelmän postin lähetystoiminnot ja mailto-linkit toimivat. Outlookissa on myös paremmat tulostustoiminnot ja monipuolisemmat asetukset sekä kielitoiminnot. Outlookiin on myös helpompi kytkeä laajennoksia (vaikka CRM-lisäosa), vaikka pilven Outlookissakin on nykään App-malli laajennoksia varten. Toisaalta, jos käyttäjät eivät tarvitse näitä ominaisuuksia, voiko ajatella että yksinkertaisempi ja selkeämpi käyttöliittymä on loppukäyttäjien näkökulmasta on lopulta se parempi?

Palaute käyttäjiltä

Kuinka kyseisen asiakkaan käyttäjät kokivat selain-Outlookin? Vastaanotto oli yllättävän hyvä, ja selain-Outlookia käytetään jatkossakin pääasiallisena sähköpostiohjelmana. Isoimmaksi ongelmaksi koettiin se, että kuvien liittäminen osaksi viestiä ei ole yhtä helppoa kuin normaalilla Outlookilla. Toinen ongelma oli se, että oman maan juhlapyhät saa lisättyä kalenteriin vain normaalilla Outlookilla.

Monessa pilvisiirtymässä Outlook on jo valmiiksi käytössä. Mutta varsinkin jos käyttäjillä on ollut muu kuin Outlook, kannattaa selainversion suosimista harkita. Ilman Outlookia selviäminen voi mahdollistaa esimerkiksi edullisempien kioskilisenssien käytön. Lisäksi se helpottaa IT-ylläpidon ja tukipalvelun työtä ja tekee käyttöliittymästä yksinkertaisemman loppukäyttäjille. Ja mikä tärkeintä, selain-Outlook on helposti käytettävissä kaikkialta. Selain-Outlook ottaa vauhdilla kiinni isoveljeään ja Microsoft lisää siihen jatkuvasti uusia toimintoja, viimeisimpänä kansio-oikeuksien hallinnan. Tilannetta siis kannattaa arvioida aina välillä uudestaan. Pidä mielessä myös Windows 8.1:n Mail-sovellus sekä OWA-sovellukset iPadille sekä iPhonelle.