Tekemällä oppii – myös sähköisen työpöydän konseptoinnissa?


Tekemällä oppii – myös sähköisen työpöydän konseptoinnissa?



Kerromme syksyn aikana projektikokemuksiamme käynnissä olevasta projektista asiakkaan luvalla.

Mikä on Luovi?

Sulava aloitti sähköisen työpöydän konseptointiprojektin Ammattiopisto Luovin kanssa. Luovi esittelee sivuillaan itsensä näin:

”Ammattiopisto Luovin visio on olla osaavin ja arvostetuin erityistä tukea tarvitsevien nuorten ja aikuisten koulutuksen valtakunnallinen toteuttaja, asiantuntija ja yhteistyökumppani. Luovissa opiskelee vuosittain 1470 ammatillisen peruskoulutuksen opiskelijaa ja reilu 1400 opiskelijaa osallistuu aikuiskoulutuksen koulutuksiin. Luovissa työskentelee reilu 860 ammattilaista yli 20 paikkakunnalla ympäri Suomen.”

Luovin arvot ovat luovuus, uudistajuus, osaaminen, välittäminen ja ilo. Kuinka nämä arvot saataisiin näkymään sähköisen työpöydän konseptoinnissa? Oman haasteensa tuo myös se, että Sulavan konsultit ovat Helsingissä, ja asiakkaan projektiryhmä pääosin Oulussa ja osittain ympäri Suomea. On helppo ainakin todeta, mihin Sulavan konsulttien kokemukset eivät kannusta: pidetään kuukausien mittainen työpajasarja, jossa enintään hieman näytetään käytännön ratkaisuja, ja kirjoitetaan kymmeniä sivuja pitkä konseptointidokumentti tietämättä tarkkaan, mitä halutaan.

Konseptointia uudella tavalla

Lähdemme siis tekemään projektia samoin kuin Luovin opiskelijat opiskelevat, eli tekemällä oppien. Projekti käynnistetiin kasvokkain, ja päätetään kasvokkain. Kaikki muu tehdään konseptoitavan palvelun sisällä. Sähköisen työpöydän osa-alueita testataan vaiheittain projektia varten avatussa Office 365:n seuraavan version prototyypissä. Näin projektiryhmä oppii tuntemaan vakiotoiminnot jo projektin aikana. Samalla saadaan myös fokus pelkkien selaintoiminnallisuuksien määrittelystä osaksi laajempaa tietotyön kehittämistä – miten esimerkiksi Office-sovellukset, Lync ja uusi Windows ovat osa sähköistä työpöytää.

Projektin haasteet

Näin projektin alussa itselläni on mielessä muutama mahdollinen haaste. Ensimmäinen liittyy siihen, kuinka projektiryhmä saadaan innostumaan prototyypin rakentamisesta. Sitä pyrimme vauhdittamaan usealla keinolla:

  • Prototyypin mielekkäät aihealueet – Sulavan asiantuntemus yhdistettynä Luovin kanssa tunnistettuihin nykyisen tietotyön pullonkauloihin
  • Valmis viikko-ohjelma, jossa prototyypin ominaisuuksiin perehdytään aihe kerrallaan (esimerkiksi ”sosiaalinen intranet”)
  • Jokaisen aiheen testausohjeistus Lync-webinaarissa
  • Ohjeiden tekeminen prototyypin wikiin
  • Projektin viestinnän, keskustelujen ja materiaalien jaon tapahtuminen prototyypin sisällä
  • SharePointin tehtävälistojen ja pelillistämistoimintojen hyödyntäminen

Toinen haastava asia on, kuinka projektiryhmän opit ja kokemukset voidaan jalostaa uuden sähköisen työpöydän konseptiksi. Tekniset mahdollisuudet ovat tähän jo olemassa –  testauksen aikainen keskustelu löytyy prototyypin sisältä, ja konseptidokumenttia voidaan alkaa työstää yhdessä työtilassa jo prototyypin testauksen aikana. Mutta konseptidokumentin onnistunut yhdessä tuottaminen on aihe, joka tulee vaatimaan lisää pohdintaa projektin aikana.

Lisäksi pelkässä prototyyppiin keskittymisessä on se vaara, että jätetään taloudelliset ja tekniset reunaehdot huomiotta. Niinpä konseptoinnin rinnalla tehdään omana polkunaan selvitystä siitä, tulisiko sähköinen työpöytä toteuttaa pilvipalveluna vai paikallisessa ympäristössä.

Kun prototyypin testaus saadaan käyntiin, tulemme kertomaan lisää kokemuksista tässä blogissa. Etsimme myös lisää pilottiasiakkaita tekemään SharePoint-projekteja uudella tavalla – lue lisää Facebookista.