Tietotyön arkea organisaatiokulttuurien ristitulessa


Tietotyön arkea organisaatiokulttuurien ristitulessa



 

Käsittelen älypuhelimessani sulavasti kuuden eri postilaatikon ja kolmen eri kalenterin tietoja, sekä kahden eri organisaation dokumentinhallintaa. Tätä käyttökokemusta vasten alla oleva tietotyötapa herättää kummastusta.

Olen vuoden alusta saanut maistaa opiskelijaelämän hedelmää työn ohella. Oppilaitoksemme tarjoaa opiskelijalle käyttöön useita tietojärjestelmiä, joiden voisi luulla auttavan opiskelijaa hahmottamaan työsarkaansa. Järjestelmissä tarjotaan tietoa tulevien kurssien järjestelyistä, yksityiskohtaisemmat ohjeet kurssin sisällöstä ja tehtävistä, sekä viestintäkanavia opiskelijoiden ja opettajien välillä.

Viestintään tarjotaan useita eri ratkaisuja erilaisiin käyttötilanteisiin. Sähköposti on tuttu ja turvallinen, joskin vain web-mailina, ja ilmeisesti ”tietoturvasyistä” mobiiliposti on estetty – opettajilla se käsittääkseni kuitenkin on käytössä. Sähköposti täyttyy oppilaitoksen sisäisestä roskapostista, koska lupa lähettää postia koko talon jakelulistoilla on jaettu näemmä aika avokätisesti. Olen ehdottanut eri jakelulistojen laatimista esim. opiskelijayhdistyksille, jotta niille voisi ilmoittautua (tai siis päästä pois jakelusta), mutta IT-tuki vastaa pyyntöön, että se ei ole mahdollista.

Yhteinäisillä työtavoilla tietotyö tehokkaamaksi

Tiedot kurssijärjestelyistä tarjotaan varmuuden vuoksi kahdessa eri paikassa, sekä oppilaitoksen intranetissä, että varsinaisesti tähän käyttötarkoitukseen suunnitellussa järjestelmässä. Intran tiedoissa tosin lukee usein, että tiedot on syytä tarkastaa tuolta toisesta järjestelmästä. Päiväopiskelijoille tiedot tarjoillaan excelissä, ja aikuisopiskelijalle luonnollisesti pdf:nä.

Kurssisisällön ja opinnäytteiden hallintaan tarkoitetussa järjestelmässä on myös keskustelupalsta, mutta viestialueet on onnistuttu pilkkomaan eri kurssien alle siten, että kokonaisuudesta on vaikeaa saada tolkkua. Opettajat jättävät myös kurssiuutisia kurssikansion etusivulle, varmaankin oletuksella, että aikuisopiskelija käy tsekkaamassa nämä kolme eri paikkaa saadakseen selville, jos tehtäviin on tullut tarkennuksia. Näiden päälle tulee vielä audiovisuaalinen ryhmätyöpaikka, jossa opettaja voi esimerkiksi antaa ohjausta ryhmätyölle. Oman kokemukseni mukaan edellä mainituista vain viimeinen saa kelvollisen arvosanan, kun arvioidaan käyttötarkoitusta ja toteutustapaa toisiinsa.

Ohjelmistoilla on toki puutteensa, mutta suurin aihe mökötykselle on aivan käsittämätön tiedonhallitsemattomuus. Lähes jokaisella opettajalla on oma tapansa tarjoilla tietoa näitä kanavia pitkin – sovellusten lisäksi pitää siis opetella tuntemaan opettajan tapa toimia. Jos tieto liikkuu sovellusten välillä, niin ainakaan opiskelija ei siihen voi vaikuttaa. Kun eri kurssien tehtävät ja aikarajat esitellään powerpointissa, pdf:ssä, www-sivulle tai excelissä – ja jokaisen kurssin tiedot omassa alikansiossaan, on kurssin ensimmäinen tehtävä kasata näistä itselleen järkevä aikataulurunko. Paitsi että opiskelijalle ei anneta tätä varten omaa työtilaa, johon eri kurssien tiedot voisi sijoittaa yhteismitallisesti – ei siis edes OWA:ssa (Outlook Web Access), jossa tarjoillaan vain sähköposti. Minne jäi kalenteri ja taskit?

Yksi tieto, yhdessä paikassa, yhden kerran tallennettuna

Aikuisopiskelijana minulla on toki käytössäni työnantajan laitteet ja ohjelmistot. Kurssitehtävät ja -aikataulut on helppo sijoittaa omaan  kalenteriin ja tehtäviin, ja korvamerkitä ne omalla tägillään kouluasioiksi. Työnantajan järjestelmän käyttö itse asiassa helpottaa aikataulusuunnittelua, koska kyseessä on saman vuorokauden, viikon tai kuukauden jakaminen työn ja opiskelun kesken.  Samalla lipsahti kurssiryhmätöidenkin viestintä pois oppilaitoksen järjestelmistä. Mutta olisi se vaan paljon näppärämpää, jos opiskelijalla olisi oppilaitoksen tarjoama sähköinen kalenteri, johon kurssinhallintajärjestelmä lähettäisi kalenterikutsuina tai taskeina tapahtumat – näinhän työelämässäkin toimitaan. Uusin versio Outlookista osaisi yhdistää useat eri kalenterit samaan näkymään. Sekä työasemalla, että puhelimessa.

Aikuisopiskelu olisi mielekkäämpää, jos ei tarvitsisi jatkuvasti olla huolissaan siitä, onko kurssitehtävää täsmennetty järjestelmä nro 3:n alikansio 7:n keskustelupalstalla. En usko, että kurjuuden maksimointi on kuitenkaan aikuisopiskelun tarkoitus.

Jos vastaat organisaatiosi tietojenkäsittelystä, ja mielestäsi yllä kuvatussa tietotyötavassa ei ole mitään ongelmaa, niin tule tutustumaan miten hankit ystäviä, menestystä ja vaikutusvaltaa – tietojärjestelmillä.

Kerronko vielä, kuinka helppoa on tässä kokonaisuudessa työskennellä vielä kolmannessa organisaatiossa, jonka tietoihin ei pääse kuin heidän omilla laitteillaan? Se on oma tarinansa se.