Työtapojen edistämisen hyvä käytäntö: vierihoitoverkosto


Työtapojen edistämisen hyvä käytäntö: vierihoitoverkosto



Olet varmasti kuullut että edistyneemmät organisaatiot käyttävät jonkinlaista sisäistä verkostoa, pilottiryhmää tai yhteisöä kouluttamaan ja antamaan vieritukea ihmisille silloin kun halutaan edistää yhdessä sovittuja uusia työtapoja uusilla hienoilla välineillä? Näillä verkostoilla on tällaisia nimiä kuin evankelistat, championit, superhahmot ja WoW-tyypit. Miksi ihmeessä?

Tutun kollegan opastus toimii parhaiten

Vierihoito on yhä suositumpaa, eikä syyttä, sillä se on tehokkaampaa kuin perinteinen luokkahuonekouluttaminen tai erilaiset e-learning -ratkaisut. Miten sinä mieluiten kuulisit uusista työtavoista? Luokkahuonekoulutuksessa, Virallisena Viestinä, pdf:nä, videona vai tuntemaltasi luotettavalta työkaverilta? Kaikki tavat ovat toki varsinkin isoissa organisaatioissa joissain tilanteissa tarpeen.

Vedin tällaista verkostoa aikaisemmassa työssäni vuoden 2011 lopusta lähtien, ja esittelinkin aihetta vuoden 2013 CMADFI -tapahtumassa. Ryhmän nimi oli Way of Working Network, globaali, parhaimmillaan n. 50 hengen kokoinen ryhmä ihmisiä eri osastoista ja eri maista. Meidän ideamme oli toimia verkostomaisesti, jakaa hyviä käytäntöjä ja tuoda esille uusien työtapojen (verkostomainen työtapa, wikit, blogit, pikaviestimet, sosiaaliset alustat ja näiden parhaat työkäytännöt) osalta asioita jotka toimivat ja jotka eivät toimi. Jokainen verkoston jäsen auttoi omia kollegoitaan ja tilaisuuden tullen piti pieniä esittelyjä aiheisiin liittyen.

Kyseessä on siis niin sanottu vierihoitomainen koulutus, joku voisi kutsua sitä myös coachingiksi. Rakkaalla lapsella on monta nimeä.

Verkoston etuja

  • käytäntöjen viestiminen ja näyttäminen tai opettaminen on nopeampaa verrattuna siihen, että yksi henkilö matkustelisi ympäriinsä kouluttamassa
  • edelliseen liittyen myös säästetään rahaa, koska ei tarvitse matkustaa
  • ihminen saa kollegalta täsmätietoa ja -oppia suoraan tarpeeseen, ei tarvitse istua koko päivää kurssilla kuuntelemassa kaikkia muitakin asioita, kuin juuri sitä mitä tarvitsee
  • verkosto opettelee itse ensin käytännössä miten uudet työtavat toimivat, eli eivät opeta pelkkää teoriaa vaan hyväksi todettuja asioita
  • verkoston osaaminen kasvaa hyvin nopeasti

Kuvassa näkyy ajatus siitä miten verkosto ihannetilassa rikkoo siiloja ja tuo monen eri osaston tietoja yhteen:

champions

Mitä tällaisen ryhmän, verkoston, yhteisön tai parven muodostamisessa kannattaa huomioida?

  • joku vetäjä on oltava – vaikka ideaalitilanteessa tällainen ryhmä toimisi suhteellisen itsenäisesti, on hyvä olla joku vastuullinen henkilö, joka fasilitoi toimintaa. Tavallaan siis yhteisömanagerin rooli
  • selkeät tavoitteet toiminnalle – on hyvä ottaa vaikka pieniä välitavoitteita, esim. että edetään joku yksi sovittu käytäntö kerrallaan, vaikkapa palaverikäytännöt ja miten niissä hyödynnetään online -mahdollisuuksia kuten jaettuja yhteiseditoitavia muistiinpanoja
  • tavoitteiden lisäksi onnistumisten korostaminen – kun löytyy uusia hyviä tapoja, niitä kannattaa viestiä eteenpäin monella eri keinolla – hylkäämättä ”perinteistä” sisäistä mediaa
  • mahdollisimman laaja ja poikkitieteellinen ryhmä – ei pelkkää viestintää, ei pelkkää hr:ää jne vaan niin monesta osastosta ihmisiä mukaan kuin mahdollista, näin vältetään jonkun tietyn osaston näkökulman dominointi. Jos mahdollista, etsi jokaisesta yksiköstä ne luottohenkilöt, joilta muutenkin kysellään kaikkea
  • johdon tuki ja ehkä budjetti – jonkin aikaa homma voi toimia pelkän innostuksen avulla mutta pidemmän päälle on hyvä että jäseniä on mahdollisuus palkita jotenkin
  • totaalinen avoimuus – kaikkien on hyvä tietää mitä championit, superkäyttäjät, wow -tyypit jne tekevät ja miten pääsee mukaan, jottei tämä uusi organisoitumisen malli siiloudu
  • aloittaminen pienestä – ensin pieni ryhmä ja lyhyen tähtäimen suunnitelmat, pikku hiljaa laajentaen ja toki tarvittaessa toiminnan lopettaminenkin jos kaikki tavoitteet saavutetaan
  • ryhmän motivointi ja palkitseminen – koulutusta, tietoa, arvostusta, ehkä jotain rahallista tai muuten tuntuvaa palkitsemista kannattaa harkita, varsinkin jos ihmiset tekevät tätä oman työnsä ohella, kuten usein on asia
  • oman koiranruuan syöminen – verkoston jäsenten pitää itse elää kuten opettavat

Parhaimmillaan tämä tekeminen johtaa siihen että tällainen verkosto toimii itse uusilla työtavoilla verkostomaisesti, jolloin lyödään useampi kärpänen yhdellä iskulla. Jäsenet oppivat uudet tavat ja välineet, koska opettaminen on hyvin tehokasta oppimista. Samalla he toimivat pilotoijien roolissa uusissa tavoissa. Lisäksi nähdään käytännössä miten tuollainen organisoitumisen malli oikeasti toimii, vai toimiiko se.

Kuulostaa todella hyvältä? Onko mitään huonoja puolia tai haasteita?

  • siiloutumisen vaara – yhteisöstä voi huonossa tapauksessa tulla uusi siilo vanhojen rinnalle, jos se ei jatkuvasti uusiudu ja viesti ulospäin tai toimi avoimesti
  • ajan löytäminen tekemiselle – jos asioita tehdään pyhällä innolla, voi olla että jossain vaiheessa se into sammuu, sillä uusien asioiden eteenpäin vieminen on hidasta tällaisesta verkostostakin huolimatta
  • muutoksen hitaudesta johtuva turhautuminen tai innon laantuminen – verkosto ei toimi itsekseen vaan sitä on motivoitava, palkittava ja koulutettava eli kyseessä ei ole ilmainen asia vaikka oman organisaation sisäiselle työlle ei lasketttaisikaan rahaa menevän

Jos tämä malli kiinnostaa mutta et tiedä miten edetä asiassa, ole yhteydessä. Meillä on kokemusta ja näkemystä tällaisten verkostojen vetämisestä sekä kouluttamisesta. Asiaa käydään läpi myös Tietotyön kehittäjän koulutuksessa 28.10.2014. Jos ajankohta ei sovi niin koulutuksen voi tilata myös omaan organisaatioon räätälöitynä.