Uusi Office 365 muuttaa paketointia ja käyttöoikeuksia


Uusi Office 365 muuttaa paketointia ja käyttöoikeuksia



Seuraavien viikkojen aikana kerromme Sulavan blogikirjoitussarjassa, mitä uutta helmikuun 27. päivä julkaistu Office 365:n seuraava versio tarjoaa.

Office 365 :n uudistuneet palvelut tulivat saatavilla 27.2.2013. Samalla kun taustalla olevaa teknologiaa päivitetään, muuttuu palveluiden paketointi ja hinnoittelu.

Neljä versiota Office 365:sta

Pääsääntöisesti voi sanoa että muutokset eivät ole radikaaleja vaan täydentävät puutteita joita pienille ja keskisuurille asiakkaille on ollut. Aiemmin kaikki yli kymmenen käyttäjän organisaatiot ottivat (tai ainakin olisi syytä ollut ottaa) käyttöön Enterprise -palvelupaketit, mutta nyt pakkaa sekoitetaan uudelle ”Midsize” paketoinnilla alle kahdensadan käyttäjän organisaatioissa. Lisäksi palvelupakettien sisältö muuttuu, ehkä merkittävimpänä Office Web Appsien sisältyminen kaikkiin Enterprise-palveluihin.

Aiemman kahden Office 365 -version sijaan tarjolla on nyt kaikkiaan neljä eri Office 365 -kokonaisuutta:

  • Office 365 Home Premium kotikäyttöön *UUSI
  • Office 365 Small Business
  • Office 365 Midsize Business  *UUSI
  • Office 365 Enterprise

Lisäksi palvelusta löytyy paketoinnit oppilaitoksille.  Näistä versioista keskitymme nyt vain yrityksille tarkoitettuihin versioihin.

Uutena keskisuurille M

Mielenkiintoisin uusista palveluista on ehdottomasti keskisuurille organisaatioille tarkoitettu ”Midsize Business” -paketointi, joka on kohdistettu 11-250 käyttäjän organisaatioille ja tulee saataville Open-lisensointimallin kautta. Tuo M-malli poistaa paljon tuskaa, joka on kohdistunut Small Business -palveluun ja auttaa pienehköjä organisaatioita saamaan lähes täysiverisen Office 365 :n käyttöönsä. Midsize Business -malli sisältää kaikki Office 365 -palvelut sähköpostiin, pikaviestintä- ja videoneuvotteluihin sekä ryhmätyöhön, minkä lisäksi siinä tulee mukana Office-työasemaohjelmistot. Myös liitokset paikalliseen Active Directory -hakemistoon ovat mahdollisia. Kuulostaa hyvältä.

… mutta M …

Vaikka M-malli ensivaikutelmaltaaan kuulostaa hyvältä, löytyy pellin alta muutamia ikäviä rajoituksia: Puuttuvista SharePoint -ominaisuuksissa ehkä suurin on Excel -palvelut, joiden avulla pienehkökin organisaatio voi julkaista Intranetiinsä numerotiedoista graafeja. Toinen ikävyys E-palvelupaketteihin verrattuna on paikallisten käyttöoikeuksien puute. Jos käytössä on paikallinen SharePoint-palvelin, tulee sen työasemakäyttöoikeudet (CAL) siis hallita erikseen. Samoin jos tarve on toteuttaa joku muu hybridikäyttö tai vaikkapa ottaa käyttöön Lyncin Voice -ratkaisut, eivät M-paketoinnit oikeudet enää riitäkään tarvittaviin paikallisiin palveluihin.

E on täysiverinen

Edelleen näyttää siltä että organisaatioille, jotka aikovat Office 365 -palveluita hyödyntää täysimittaisesti on Enterprise -palvelu se oikea valinta käyttäjämäärästä riippumatta. Tällä varmistetaan ettei käyttäjämäärän kasvaessa tai uusia palveluita haluttaessa osu pää kattoon. Mikäli jossain vaiheessa tulee tarpeen ottaa käyttöön esim. pilvipohjainen projektinhallinta (Project Online) tai CRM Online, halutaan esim. tehdastyöläisille selainkäyttöisiä palvelupaketteja tai hyödyntää SharePointin edistyneitä ominaisuuksia, on Enterprise-versio ainoa valinta joka tarjoaa kasvupolun. Siirtymä eri Office 365 -versioiden (esim. Midsize ja Enterprise) välillähän ei onnistu sormia napsauttamalla, joten tulevaisuuden tarpeet on hyvä ottaa huomioon jo ennen ensimmäisen tilauksen tekemistä.

Web Apps kaikille

Enterprise -palvelun houkuttelevuutta lisää lisäksi se, että siinä asiakas voi jatkaa jo omistamiensa Office -työasemaohjelmistojen käyttöä ja ostaa pelkän palvelun E1-palvelupaketin kautta. Office Web Apps sisältyy jatkossa kaikkiin palvelupaketteihin. Näin ollen vanha E2-palvelupaketti jää käytännössä pois vaikka virallisissa hinnastoissa edelleen näkyisikin.

Small Business on todella pientä

Uuden Midsize-tarjonnan ansiosta pienyritysten Small Business -palvelu onnistuu toivottavasti positioitumaan niille käyttäjille, joille se oikeasti sopii: yksityisille ammatinharjoittajille ja pienyrityksille. Moni organisaatio on kokenut pettymyksen kokeillessaan Office 365 Small Business -versiota. Vaikka Small Business -versio pystyy teoriassa palvelemaan 25 käyttäjää, en uskaltaisi suositella sitä kuin muutaman hengen pienyrityksille. Ehdoton maksimi on mielestäni kymmenen käyttäjää, sen jälkeen rajat tulevat vastaan.

Office 365 Home Premium on kotikäyttöön tarkoitettu Office-työasemaohjelmistoihin keskittyvä paketointi viidelle kotikoneelle, joka sisältää joukon pilvipalvelukomponentteja kommunikointiin, tiedon tallentamiseen ja jakamiseen.

Office 365 -käyttöoikeudet ovat aina vuokralla

Jos haluat omistaa käyttöoikeuksia, Office-työasemaohjelmistot ovat Office 365 -ympäristössä se komponentti, joka yleensä tulee harkittavaksi. Tosin tällöin jäävät palvelun jotkin Enterprise-ominaisuudet saavuttamatta, kuten rajaton arkistointi sekä SharePointin Excel- ja Visio-palvelut. Suunta Office-clientin osalta on selkeästi myös pilvilisensointiin ja mielestäni kysymys onkin vain oikeasta ajankohdasta, milloin työasemaohjelmistot kannattaa joka tapauksessa Office 365 palvelupaketin kautta. Tämä hetki on viimeistään seuraavan versiopäivityksen yhteydessä ellei jo aiemmin halua päästä nauttimaan viiden käyttäjäkohtaisen asennuksen vapaudesta ja säästöistä tai joustavammista käyttöönottovaihtoehdoista.

Työpöytäsovellukset

Ismo kirjoitti jo aikaisemmin artikkelin Office 365 kautta tulevien työpöytäsovellusten käyttöönottoon liittyvistä lisämahdollisuuksista.

Ne hinnat

Office 365 viralliset hinnat löytyvät Microsoftin sivujen kautta, mutta jos verrataan eri palveluiden hintojen suuruusluokkaa, on keskisuurille organisaatioille suunnattu n. 25% edullisempi kuin täydet palvelut sisältävä Enterprise. Hintaero on merkittävä.

Useat asiakkaat ovat kysyneet ennustuksiani palveluiden hinnanmuutoksista tulevaisuudessa. Nyt Office 365 -palvelun hintaa on pudotettu julkistuksen jälkeen pariin otteeseen ja hinnat muodostuvat lähes kaikissa skenaarioissa paikallisia palveluita edullisemmiksi. Tästä hinnat tuskin voivat juurikaan laskea, mutta en toisaalta usko hinnankorotuksiinkaan.

Oma lähtökohtani palvelun valinnasta pysyy uudistusten jälkeenkin ennallaan: lähdetään liikkeelle Enterprise palveluista palvelupaketein E1 tai E3  ja katsotaan löytyykö syitä tai mahdollisuuksia mennä muihin malleihin. Onneksi vaihtoehtoja ei tarvitse pohtia pitkään jos organisaatiolla on tai mahdollisesti tulee olemaan yli 200 käyttäjää. Jos ollaan lähellä 200 käyttäjää, niin valinta on automaattisesti Office 365 Enterprise.



Antti on Sulavan perustajaosakas sekä hallituksen jäsen. Antilla on kokemusta IT-alalta yli 20 vuoden ajalta ja Sulavalla hän keskittyy IT-strategioiden, tiekarttojen ja soveltuvuusanalyysien laadintaan sekä tietohallinnon sparraukseen. Antilla on myös laaja kokemus erilaisten pilvisiirtymien suunnittelusta ja toteutuksista, erityisesti Office 365-ympäristöistä. Ennen Sulavalle siirtymistä Antti työskenteli 15 vuotta Microsoftilla.