Uusi vuosi – vanhat kujeet :(


Uusi vuosi – vanhat kujeet :(



Vuosi 2014 on käynnistynyt, mutta valitettavasti aivan liian moni jatkaa toimintaansa vanhoilla malleilla. Esimerkiksi Huoltovarmuuskeskus tilaa ilman kilpailutusta kuuden palvelimen käyttöpalvelusopimuksen, hinta vaatimattomasti 20 000€ kuukaudessa – ja sopimusaika on viisi vuotta (36+12+12kk). Perusteluna hankinnalle esitettiin mm. ”ennalta arvaamattomista syistä aiheutunut äärimmäinen kiire”. Tuomioistuinten järjestelmähankinta taas voi ”johtaa siihen, että vaaralliset rikolliset pysyvät kauemmin vapaalla jalalla”. Ja lisäksi budjetti on ylitetty (ainakin) reilusti yli miljoonalla, aikataulusta ollaan jäljessä ainakin vuosi. Ja tietysti jatkokehitys on tekijänoikeussyistä pakko hankkia nykyiseltä toimittajalta. Katso myös uskomattomat kokemukset loppukäyttäjältä.

Vastaavia esimerkkejä löytyy valitettavasti Suomesta tuhansittain, sekä julkiselta että yksityiseltä puolelta.

Miksi aina vaan mennään metsään?

Jokainen IT-projektissa joskus mukana ollut tietää, että perinteisellä vesiputousmallilla on lähes mahdotonta onnistua nykyajan IT-projektissa. Yhtään isommassa hankinnassa vaiheet ovat niin pitkiä, että tarpeet ja toimintatavat ehtivät muuttua moneen kertaan. Määrittelyyn ei koskaan saada kirjattua asioita niin tarkasti, että määrittelyn perusteella voitaisiin oikeasti tehdä toteutus. Suunnittelu- ja toteutusvaiheessa improvisoidaan – ja lopputulos on entistä kauempana loppukäyttäjien tarpeesta. Toimittaja ottaa tietysti ilon irti tilanteesta ja ohjausryhmän kokoukset ovat lähestulkoon puhdasta muutostenhallintaa. Näin yksinkertaisesti syntyy tietojärjestelmä, joka ei palvele käyttäjien tarpeita, ylitti budjetin ja aikataulun sekä on lisäksi mahdoton ylläpitää. Tai ainakin ylläpito on todella kallista ja ylläpito on hankittava alkuperäiseltä toimittajalta.

Konsulttien käyttäminen ei välttämättä tee autuaaksi. Hilma tulee olemaan tänäkin vuonna täynnä tarjouspyyntöjä, joiden liitteenä on Exceleitä joissa esitetään satoja vaatimuksia. Yksityisellä puolella tilanne on usein vähintään yhtä paha. Konsultti rahastaa asiakkaan kuoliaaksi tekemällä ”aukottoman” vaatimusmäärittelyn ja kilpailutuksen. Lopputuloksena on vaatimuslista, jolla ei ole mitään tekemistä asiakkaan tarpeiden tai hankittavan palvelun kanssa.

Mutta kun meidän tarpeemme ovat niin uniikkeja!

Asiakas usein kuvittelee, että oma liiketoiminta on täysin erilaista kuin kenellekään muulla. Näin ei todellakaan ole, ei erityisesti peruspalveluiden kuten sähköpostin, WWW-sivuston, viestintäratkaisuiden, dokumenttienhallinnan, arkistoinnin tai vaikkapa työryhmätyöskentelyn osalta. Ja erityisesti näin ei todellakaan ole intranetin osalta. Jos olet vuonna 2014 tilaamassa useiden kymmenien tai satojen työpäivien konseptointi- ja/tai määrittelyprojektia intranetille, työurasi on lähes takuuvarmasti ehtoopuolellaan – ainakin näissä hommissa.

Katsokapas huviksenne kalliilla rahalla tehtyjä intranetin (sähköisen työpöydän) konsepteja, vaatimusmäärittelyjä tai kilpailutuksen käsittämättömiä vaatimuslistoja. Mikä on kaikille yhteistä? Ne ovat lähes poikkeuksetta samanlaisia. Saman konsulttitalon tekemät dokumentit ovat copy-paste-kamaa pienillä muutoksilla. Eri talojen tekemien dokumenttien välillä on kovin pieniä eroja. Miksi näin on? Koska lähes kaikkien tarpeet ovat samanlaisia keskenään. Silti asiakasraukka saadaan jotenkin ostamaan 3-12kk kestävä alkuvaihe projektille.

Jos ostat vuonna 2014 intranetin vaatimusmäärittelyn 20 000 – 50 000 eurolla (tai kalliimmalla…), koko organisaatiosi tietotyö on hyvin todennäköisesti todellisissa vaikeuksissa ja erittäin epätuottavaa seuraavat vuodet.

Älä riko toimivaa

Alkuvaiheen aikana asiakas joutuu vastaamaan kysymyksiin, joihin ei yksinkertaisesti voi tietää vastausta. En minäkään osaisi sanoa, millaisia tarpeita minulla on uuden auton osalta, jos en etukäteen saisi myyjältä esimerkkejä vaihtoehdoista, lukisi vertailuja lehdistä, näkisi autoa ja koeajaisi sitä. En todellakaan osaisi kertoa mitä lisävarusteita autoon haluan, jos en näkisi listaa mahdollisista lisävarusteista ja pääsisi katsomaan ja kokeilemaan miten ne omassa käytössäni toimivat.

Edellistä analogiaa jatkaakseni. Lopulta päätyisin keksimään – myyjän suosiollisella avustuksella – omat lisävarusteeni. Unohtaisin kokonaan autotehtaiden miljardipanostukset tuotekehitykseen, tuhansien käyttäjätestien tulokset sekä muiden autoilijoiden tarpeet. Saisin perusauton tehtaalta ja myyjän edustama taho rakentelisi seuraavan vuoden aikana lisävarusteet. Kun lopulta saisin auton, huomaisin etteivät määrittelemäni varusteet toimi haluamallani tavalla – ja itse asiassa ne myös pilaavat auton vakiovarusteet. Auton huoltaminen olisi tietysti mahdollista vain sen myyneen tahon toimesta – ja maksaisi uskomattoman paljon, koska autoni eroaa kaikista muista.

Onneksi autoanalogiassa myyjän pitäisi katsastuttaa auto ennen minulle luovuttamista / minun pitäisi muutoskatsastuttaa auto. Muutosten vuoksi auto ei menisi katsastuksesta läpi ja lopulta vain riitelisimme siitä, kuka maksaa pilatun auton sekä tilaamani muutokset. Hyvä näin, muussa tapauksessa olisin lähes takuuvarmasti tappanut itseni tai jonkun muun pilalle räätälöidyllä autollani.

Menetetty kilpailuetu

Yllä kuvatulla tavalla tuhlataan tolkuttomasti aikaa ja rahaa triviaalien asioiden kuvaamiseen uudestaan ja uudestaan. Samalla lähes automaattisesti unohdetaan lähes täysin se, miten voitaisiin luoda uudenlaista liiketoimintaa, kehittyä, menestyä paremmin ja kasvaa. Oma henkilöstö turhautuu toimimattomiin – tai kokonaan puuttuviin – tietojärjestelmiin. Talon sisällä ei keskustella mistään muusta kuin järkyttävistä kustannuksista ja myöhästyvistä projekteista. Aluksi niin mukavasta toimittajasta on tullut kumppanin sijaan vihollinen. Suomesta löytyy valitettavasti jopa useita esimerkkejä siitä, miten epäonnistuneet ICT-projektit ja väärät ICT-valinnat ovat kaataneet yrityksiä tai rampauttaneet toiminnan kuukausiksi.

Ei meillä ole pienenä kansakuntana varaa tällaiseen pelleilyyn – varsinkin kun muualla maailmassa mennään vauhdilla eteenpäin. Eikä tällainen ainakaan paranna ICT-alan mainettakaan.

Mitä sitten voi tehdä?

Kuten autoja, myös ICT-palveluita voi nykyään koeajaa. Ota palvelut vaikkapa kuukaudeksi koekäyttöön pilvestä. Jos haluamaasi palvelua ei jostain syystä löydy pilvestä, käy muissa organisaatioissa tutustumassa vastaaviin palveluihin. Kysele eri organisaatioissa työskenteleviltä kollegoiltasi kokemuksia eri toimittajista, samoin voit myös kysellä sosiaalisessa mediassa. Lue kotimaisia ja kansainvälisiä kirjoituksia kokemuksista vastaavien järjestelmien hankinnoista.

Hankinnan voi helposti jakaa paloihin ja iteratiivisen kehityksen tulisi olla arkipäivää. Suosittelen lämpimästi myos cloud first-mallia, joka on käytössä esimerkiksi Hollannin ja UK:n julkisissa hankinnoissa. Palvelut tulee ensisijaisesti hankkia pilvestä. Jos sopivaa palvelua ei löydy, vasta sitten voi alkaa kartoittaa perinteisiä hankintoja.

Asiakkaalla tulee olla riittävästi omaa osaamista, sekä tietotekniikan että substanssin osalta. Erityisesti asiakkaan pitää varmistaa se, että projektin alkuvaiheessa oikeat henkilöt ovat mukana päättämässä tarpeista ja ominaisuuksista. ICT:n ja muun johdon pitää toimia tiiviissä yhteistyössä.

CIO:n alaisten ei kannata suinpäin esittää jättiprojekteja. CIO:n ei kannata esittää jättiprojekteja kollegoilleen (!) johtoryhmässä. Ja johtoryhmän ei tule hyväksyä jättiprojekteja, jos ei varmasti ymmärretä mitä ollaan tekemässä. Iteratiivinen kehitys, kyky mukautua muutokseen ja yhteistyö organisaation kaikilla tahoilla ja tasoilla on avainasemassa.

Työntekijät käyttävät vapaa-ajallaan erittäin edistyneitä tietojärjestelmiä, palveluita ja päätelaitteita. Vanhanaikaiset, vaikeakäyttöiset ja suljetut tietojärjestelmät eivät enää yksinkertaisesti kelpaa. Työntekijät ovat valtava voimavara – muista ottaa loppukäyttäjäsi mukaan hankkeisiin heti alusta alkaen! Myös koulutustarpeet ja -tavat ovat muuttuneet – harva jää kaipaamaan päivän tai kahden peruskursseja luokkahuoneissa.

ICT-budjetteja ei tule summamutikassa leikata, usein niitä kannattaisi jopa kasvattaa. Onnistumisia pitää mitata ja huonoista toimittajista pitää hankkiutua eroon. Turhia kustannuksia ei tule suvaita missään vaiheessa tai olosuhteissa, kuten ei myöskään toimittajan kohtuutonta muutoshallintaa tai silmitöntä ylilaskutusta. Tarkat tuntiraportit tulee pyytää toimittajalta aina, erityisesti time-and-material -pohjaisissa hankkeissa. Toisaalta toimittajaa ei tietysti voi ajaa liian ahtaallekaan. Oikeus ja kohtuus kaikessa – molemminpuolisesti.

Ja kaikista yksinkertaisin – ja kenties tärkein- ohje: älä osta sitä kuukausien (vuosien) kestoista konseptointi- tai määrittelyprojektia. Näin vältyt samalla myös ostamasta vuosikausia kestävää painajaismaista toteutus- ja ylläpitoprojektia.



Aki on Sulavan perustajaosakas ja toimitusjohtaja. Aki on työskennellyt IT-alalla vuodesta 1992 lähtien. Hän on ollut jo vuosikausia yksi Suomen arvostetuimmista IT-vaikuttajista. Sulavan projekteissa Aki osallistuu mm. uusien palveluiden innovointiin, tiekarttojen laatimiseen sekä asiakkaidemme johdon ja tietohallinnon sparraukseen.