Vähemmän kiirettä, enemmän aikaa(n) – todistetusti


Vähemmän kiirettä, enemmän aikaa(n) – todistetusti



Julkistamme huomenna Microsoft Business Summitissa hienon casen, jossa uusien yhteisöllisten työvälineiden käyttöönotto ja työtapojen jalkautus on onnistunut esimerkillisesti Meidän Työtapa -konseptilla. Asiakkaamme on päässyt huikeisiin ajallisiin säästöihin mm.

  • Korvaamalla osan fyysisistä palavereista Lync-palavereilla
  • Lyhentämällä palaverit 45 minuuttiin tunnin sijaan
  • Kutsumalla palavereihin vain olennaiset osallistujat
  • Korvaamalla osan kaikista palavereista tiedon jakamisella Lyncissä ja Yammerissa
  • Korvaamalla laajan jakelun sähköpostit paremmin kohdistuilla Lync-viesteillä ja Yammerilla

Olemme puhuneet pitkään 7 tunnin ajansäästöstä pelkkiä työtapoja muuttamalla, mutta Sulava Action Engine -työkalumme viimeisimmän version myötä tämä aikasäästö on ensimmäistä kertaa mahdollista todella mitata. Seuraavilla työtapamuutoksilla 7 tunnin aikasäästö on mahdollista saavuttaa – ja mitata.

Fyysisten palavereiden korvaaminen Lync-palavereilla

Kun organisaatio ottaa Lyncin käyttöön, selkein ajallinen säästö koostuu yleensä mahdollisuudesta osallistua kokouksiin Lyncillä. Tämä korostuu erityisesti silloin kun organisaatio on maantieteellisesti hajallaan ympäri Suomen tai koko maailman. Lync-kokous ei vaadi erillistä conference call -huonetta laitteistoineen vaan Lync-kokouksen voi ottaa vaikka kotoa. Kuitenkin Lync-kokoukset säästävät aikaa vain silloin, kun vanhoista toimintamalleista ja ajokilometreistä luovutaan ja opetellaan oikeasti uusi toimintamalli. Juuri tämän voi todeta Sulava Action Enginen Lync-kokousten osuutta kuvaavasta mittarista.

lyncmeetings

Palaverien lyhentäminen 45 minuuttiin

Toinen helppo tapa säästää aikaa ja tuoda ryhtiä kokouksiin on lyhentää niiden kesto 45 minuuttiin tai jopa puoleen tuntiin tunnin sijasta. Tällöin työntekijät ehtivät vastata kiirellisiin sähköposteihin ja puheluihin palavereiden välillä ja palavereissa voidaan keskittyä itse asiaan. Pieni aikapaine myös terästää keskittymiskykyä kummasti. 45 minuutissa on lisäksi aivan mahdollista ehtiä käsitellä kaikki yhtäaikaista läsnäoloa vaativat ideoinnit, ongelmanratkaisut ja päätökset kun kuulumiskierrokset siirretään Yammeriin ja tehtävälistat OneNoteen. Säästynyt aika on helppo todeta Sulava Action Enginestä!

meetingdurations

Kutsutaan palavereihin vain olennaiset osallistujat

Oletko joskus istunut palaverissa, joka ei koskenut sinua ollenkaan? Niin olen minäkin ja varmasti moni muukin – pahimmillaan jopa viikottain. Mitäpä jos kutsuttaisiin palaveriin vain henkilöt, jotka aidosti ovat vastuussa kokouksessa päätettävistä asioista ja annetaan muiden tehdä rauhassa töitään? Näin yhteistä aikaa saadaan säästettyä vielä huomattavasti enemmän kuin palavereita lyhentämällä. Laajempi sidosryhmä on helppo pitää kartalla palavereiden päätöksistä kirjaamalla ne jaettuun OneNote-muistikirjaan. Tämänkin työtapamuutoksen toteutumista on helppo seurata – mistäs muualtakaan kuin – Sulava Action Enginestä.

numberofparticipants

Korvataan palaverit tiedon jakamisella Lyncissä ja Yammerissa

Jos aikaa ei vielä edellisten toimenpiteidenkään jälkeen tunnu riittävän tuottavaan työhön, voidaan ottaa äärimmäiset keinot käyttöön ja yksinkertaisesti jättää osa palavereista pitämättä. Jos palaverin tarkoituksena on vain käydä läpi mitä edellisen palaverin jälkeen on tehty, tämä asia voidaan hoitaa huomattavasti nopeammin päivittämällä tehtävät OneNoteen, synkronoimalla ne Outlookiin ja merkkaamalla tehdyksi suoraan Outlookista. Tällöin tehtävien tilan voi käydä tsekkaamassa OneNotesta milloin tahansa – minuutissa. Myös ideointia voidaan tehdä pitkin viikkoa Yammerissa silloin kun idea juolahtaa mieleen eikä väkisin tunnin palaverissa. Lyncissä voidaan ratkoa ongelmia pienellä porukalla heti kun ongelma ilmenee eikä sitä varten tarvitse kutsua koolle erityistä kokousta.

Kokoustenkin määrän muuttumista voit luonnollisesti seurata Sulava Action Enginestä.

numberofmeetings

Korvataan massasähköpostit Lyncillä ja Yammerilla

Vaikka pelkät kokoukset saattavat lähtötilanteessa viedä työntekijän aikaa jopa 7 tuntia päivässä, myös sähköpostista voidaan saavuttaa huomattavia aikasäästöjä kahdella tavalla:

  • Käytä Lynciä sähköpostin sijaan silloin, kun tiedät, kehen ottaa yhteyttä ja henkilö on Lyncissä tavoitettavissa. Tällöin saat vastauksen heti ja yhteydenottosi kuormittaa vain yhtä ihmistä – usein sähköposti tulee lähetettyä usealle ihmiselle kerrallaan.
  • Käytä Yammeria kun kohderyhmä on laajempi eikä viestissäsi ole vain tietylle henkilölle kohdistettua kysymystä tai pyyntöä. Tällöin se vastaa joka ehtii eikä viesti kuormita muita. Päinvastoin, tieto on jatkossa muidenkin käytettävissä.

Sulava Action Enginessä on puolen tusinaa mittaria, joilla voit syventyä Lyncin ja Yammerin eri toiminnallisuuksien käyttöön. Voit porautua käyttöstatistiikkaan eri ajanjaksoina vaikka tiimitasolla. Voit myös verrata eri tiimien toimintaa, palkita toimintatapojaan eniten petranneita ja kohdistaa koulutusta yksiköihin, joissa toimintatavat eivät jostain syystä ole vielä muuttuneet.

lenghtofemails

lyncusage

Sulava Action Engine sisältää myös Yammerin admin-näkymää monipuolisemman statistiikan Yammerin käyttöön, josta selviää esimerkiksi passiivisimmat ryhmät ja aktiivisimmat käyttäjät.

yammer2

Jos aika on rahaa teidänkin organisaatiossanne, ota yhteyttä oheisella lomakkeella ja tilaa Sulava Action Engine.

Sitä saat mitä mittaat!



Karoliina Partanen (ent. Harjanne) toimii Sulavalla Chief Experience Officerina (CXO). Hän vastaa asiakaskokemuksen viemisestä uudelle tasolle niin tarjooman kuin asiakas- ja työntekijäkokemuksenkin näkökulmasta.