Video – näin teet omat CRM-raportit Excelissä


Video – näin teet omat CRM-raportit Excelissä



Microsoftin CRM-pilvipalvelun  tietojen raportointiin on olemassa useita vaihtoehtoja. Ohjelman näkymiä, siis taulukkomaisia listauksia, voidaan helposti muokata ja luoda tarvittaessa uusia. Dynamics CRM:n omalla raportointityökalulla voidaan tietoja noutaa jo useammasta taulusta, joskin ulkoasuun ei aina voida vaikuttaa niin paljon kuin ehkä toivotaan. Askel tästä eteenpäin olisi Fetch XML -raporttien luonti, mutta kynnys niiden toteuttamiseen on jo huomattavasti korkeampi.

PowerView

Esimerkki PowerView-näkymästä

Moni käyttäjä lienee toivonut, että paras ratkaisu olisi, jos CRM:n tiedot saisi dynaamisen linkin avulla tuotua tuttuun Exceliin. Excelissä tietoja voisi sitten analysoida pivot-taulukoiden avulla ja tuottaa havainnollisia kaavioita. Nyt tämä onnistuu entistä helpommin Excel 2013 PowerView-toiminnon ja OData-tietojenhakutavan avulla.

Power View on Excel 2013 -ohjelman tietojen visualisointiin tarkoitettu vuorovaikutteinen työkalu. PowerView -toiminnon avulla voidaan myös Dynamics CRM Onlinen tietoja yhdistää taulukoihin ja kaavioihin. Tietojen noutamisessa käytetään OData-muotoa, joka on Microsoftin kehittämä tapa tietoaineistojen jakamiseen.

Alla olevassa videossa esitetään miten CRM Onlinen tietoja tuodaan Excelin PowerView-näkymään. Koska tietojen tuonnissa on useita vaiheita, niin video antaa yleiskuvan helpommin kuin pitkä ohje. Ajatus videon toteuttamiseen tuli amerikkalaiselta CRM-asiantuntijalta, jonka englanninkielinen (ja puolet pitempi) video on nähtävissä täällä.

Tietojen saamiseksi Exceliin joudutaan käyttämään pientä kiertotietä, mutta lyhyesti vaiheet ovat seuraavat:

  1. Selvitä CRM.n yksilöllinen OData-osoite
  2. Tallenna CRM:n tietoja Excel-taulukkona omalle koneelle (esim. asiakaslistaus, ”Vie Exceliin” -toiminto)
  3. Avaa tuotu taulukko ja tallenna se normaalina Excel-työkirjana
  4. Lisää tietolähteeksi vaiheessa 1 selvitetty CRM:n OData-osoite
  5. Ota PowerView käyttöön ja nouda halutut tiedot

Huomaa, että voit kytkeä päälle myös tekstityksen napsauttamalla ”Näytä tekstitys” -painiketta. Näytä tekstitys

Seuraavassa kirjoituksessa esittelen tarkemmin PowerViewin mahdollisuuksia raporttien visualisointiin.