Vihoviimeiset paperilappuset


Vihoviimeiset paperilappuset



Ärsyttävätkö sinuakin suunnattomasti ne pienet taskuihin ja lompakkoon kertyvät paperilappuset? Ei, en tarkoita niitä värikkäitä, joissa lukee normaalinimen lisäksi ”ΕΥΡΩ” – ilmeisesti merkkinä minunkin lappusteni lopullisesta kohdemaasta. Niiden kertymisen vielä kestäisi. Tarkoitan niitä ohuelle, auringonvaloa sietämättömälle paperille  tulostettuja erittelyjä luottokortti- ja muista ostoksista, jotka pitää toimittaa työnantajan, verottajan tai jonkun muun arkiston uumeniin.

Kuittien käsittely on viimeisiä tilanteita, joissa paperin pyörittelyä on vaikea välttää, vaikka olisi kuinka paperiton toimisto. Parhaimmillaan paperi vaihtaa olomuotoa metsäteollisuuden tuotteesta bittien sopivaksi asennoksi useampaankin kertaan, kun seurataan toimiston protokollaa tositteiden kierrättämiseksi, vuoronperään skannaten ja tulostellen. Ja usein kuukauden päättymiseen liittyy hermoja raastava puuttuvien kuittien metsästys ja selitysten sepittely.

Modernit työvälineet käyttöön

Onko tähän alistuttava? Vaikka luottokorttiyhtiö saattaa toimittaa tapahtumatiedon sähköisesti taloushallinnon järjestelmään, on ostoksen sisällön osoittava kuitti aina paperilla.

Mutta oikaistaanko mutkia sen verran kuin on sallittua ja minimoidaan tietotyön paperivaiheet? Alla on kuvattu käytäntö, jota Sulavassa suosittelemme.

  1. Heti kun saan kuitin, otan siitä valokuvan kännykällä – yksi esimerkki lisää Lumiasta työkäytössä, jos sallitte hieman ajankohtaista tuotesijoittelua.
  2. Jaan kuvan kamerasovelluksesta, valitsen kohteeksi Sulavan sähköpostin ja lähetän viestin itselleni. Windows Phonen tapauksessa kuvat tosin latautuvat automaattisestikin SkyDriveen.
  3. Heitän kuitin roskakoriin – kieltämättä pientä voitonriemua tuntien.

Kun minulla on seuraavan kerran muutama minuutta aikaa kannettavan kanssa, jatkan käsittelyä:

  1. Avaan sähköpostiviestin, avaan liitetiedoston, valitsen Copy.
  2. Avaan SharePoint Workspacesta Word-dokumentin, johon olen tallettanut kuluvan kuukauden kuitit ja selitykset, tai tarvittaessa luon dokumentin.
  3. Kirjoitan otsikoksi ostopaikan ja sen alle selityksen, ja valitsen Paste liittääkseni kuvan selityksen alle.
  4. Jos haluan olla tarkka, siistin nopeasti kuvaa seuraavilla Microsoft Word 2010:n vakiotoiminnoilla:
    1. Kierrän oikealle 90 astetta.
    2. Lisään kirkkautta ja kontrastia +20% (tai +40%).
    3. Rajaan kuvan kuitin muotoiseksi.
    4. Skaalaan kuvan kokoa pienemmäksi – käytän yleensä arvoa 30%.
  5. Suljen Wordin ja tuhoan sähköpostiviestin. Jos jokin menee pieleen, kuva löytyy vielä kännykästä ja SkyDrivestä, mistä voin poistaa niitä vaikkapa hammaslääkärin odotushuoneessa istuessani.

Toistan saman kullekin kuitille. Tylsä työ tulee hoidettua muutaman minuutin erissä pitkin kuukautta. Kuukauden päätteeksi avaan Word-dokumentin, liitän siihen luottokorttilaskun, tallennan dokumentin PDF-muodossa taloushallinnon luomaan kansioon ja suljen Wordin.

Ei tarvitse etsiä kuitteja eikä muistella lounaan osallistujia tai taksimatkan osoitetta. Erävoitto paperilappusista.