Yammer yrityskäytössä (osa 1): Toiminnallisuudet, hyödyt ja käyttöönotto


Yammer yrityskäytössä (osa 1): Toiminnallisuudet, hyödyt ja käyttöönotto



Mikä on Yammer?

Yammer on pilvipalveluna tarjottava ohjelmisto viestinvälitykseen, yhteiseen tekemiseen (collaboration – en keksinyt järkevämpää suomenkielistä termiä), tiedostojen jakeluun ja tiedottamiseen. Microsoft osti Yammer Inc. yrityksen kesällä 2012, ja on sittemmin integroinut Yammeria tiiviimmin osaksi muita Microsoftin palvelinohjelmistoja ja pilvialustoja (mm. Office 365).

Yammer on perustoiminnallisuudeltaan äärimmäisen yksinkertainen. Se tarjoaa jatkuvasti virtaavan uutissyötteen, johon kuka tahansa kyseisen Yammer-verkoston jäsen voi lisätä omia keskustelunaloituksiaan  tai vastauksia nykyisiin keskusteluihin. Yammeriin voidaan luoda useita verkostoja (network), joskin yritykset yleensä luovat vain yhden verkoston, ja sen alle aliryhmiä esimerkiksi osastoille, yksiköille ja tiimeille. Ero vaikkapa reaaliaikaisiin keskustelualustoihin kuten Microsoftin Lync, ja klassinen Internet Relay Chat (eli IRC) on, että Yammer ei ole reaaliaikainen. Se on toisaalta reaaliaikaisempi kuin vaikkapa sähköposti, ja keskustelut ovat oletuksena kaikille verkoston jäsenille näkyvillä. Palvelu tarjoaa myös mahdollisuuden yksityisviestien lähettämiseen.

Yammeria voi käyttää selaimella (http://yammer.com), useimmilla mobiilipäätelaitteilla (natiiviclientit Apple iOS, Android, Windows Phone), sekä Windowsilla ja Apple OS X:llä. Yammer voidaan myös integroida osaksi muita sovelluksia (esim. SharePoint ja Dynamics CRM).

 

Yammer_screenshot_1

 

Yleisnäkymä on esimerkiksi Facebook-käyttöliittymään tottuneelle selkeä: Varsinainen aktiviteetti tapahtuu keskellä virtaavassa uutissyötteessä, ja oikeaan reunaan kootaan muiden henkilöiden tapahtumia ja Yammerin automaattisia ehdotuksia mm. yrityksen muista verkkopalveluista.

Uutisvirtaan voi lisätä omia viestejä tekstinä, kuvina, liitetiedostoina ja kyselylomakkeina. Lisäksi muita työntekijöitä voi kiittää ja ylistää (praise), tulevia tapahtumia voi mainostaa kalenterilla ja tärkeimpiä viestejä voi merkitä tiedotteiksi. Jokaisen keskustelunavauksen voi tagata avainsanoilla, joita voi myöhemmin hyödyntää haussa.

 

Miksi Yammer? Meillähän on jo sähköposti!

On väärin ajatella, että Yammer korvaisi sähköpostin täysin. Yammer korjaa paljon sähköpostin aiheuttamia ongelmia, ja varsinkin organisaation sisäisessä käytössä Yammerin avulla on mahdollista taklata loputtomalta tuntuvia sähköpostiketjuja yksinkertaisemmiksi keskusteluiksi.

Ajatuksena on, että käytetään sopivaa mediaa sopivaan tarkoitukseen – eikä yritetä vääntää Yammeria työkaluksi, jolla muiden työkalujen käyttö voidaan lopettaa. On vaikea uskoa, että esimerkiksi sähköpostin käyttö viestinvälitykseen katoaisi aivan lähivuosina – koska oikein käytettynä sähköpostikin on loistava tapa välittää ja jakaa tietoa.

Reaaliaikaiseen viestintään vanhanaikainen puhelu – siis äänipuhelu, soitto – on yhä tehokkain, nopein ja usein paras tapa hoitaa asia, tai saada vastaus kysymykseen. Olen kuitenkin huomannut, että mitä enemmän älyä kännykkään tulee, sitä vähemmän tulee käytettyä perinteisiä työkaluja kuten tekstiviestejä ja puheluita. Niillä on kuitenkin paikkansa, ja lähes aina 1-2 minuutin puhelulla saa aikaan saman tuloksen, kuin muutaman päivän sähköpostiketjulla. Oletan tässä tietysti, että jos työkaveri istuu lähimaillakaan on järkevämpää kävellä hoitamaan asia kasvokkain – kunnioittaen kuitenkin ihmisten tapaa keskittyä työhönsä.

Toinen reaaliaikainen tapa viestiä on Lync (tai Skype tai Google+ Hangouts tai vastaava) – jos sellainen siis organisaatiolla on käytössä. Äänipuhelut ja videoneuvottelut, sekä pikaviestin-ominaisuudet vastaavat pitkälti niihin tarpeisiin, jossa kysymyksiä ja tietoa täytyy kyetä välittämään ripeästi yli organisaatiorajojen. Oman kokemukseni mukaan ruudunjako on tärkeämpää kuin videokuvan välittäminen, ja vastaavasti ryhmäpuhelu on erittäin tehokas tapa taklata päätöksiä ja asioita ilman erityisesti varattua palaveriaikaa.

Asioihin, joihin toivoisi vastausta parin päivän sisällä, on luonteva kommunikointikanava sähköposti. Tähän on varmasti monta käytäntöä, mutta parhaimmillaan sähköposti tuntuu olevan, kun jakelussa on vastaanottaja-kentässä vain olennaiset ihmiset (eikä esimerkiksi laaja jakelulista), ja Cc:-kentän käyttöä vältetään. Eräs tuntemani projektipäällikkö linjasi aikoinaan, että jos hänen nimensä on Cc:-kentässä, ei viesti ole varmasti riittävän tärkeä jotta sitä viitsii edes lukea. Aika radikaali tapa, ajattelin – mutta ilmiselvästi hänelle toimiva.

Yammer toimii kaikkien näiden tapojen rinnalla omalla tavallaan, mutta tarvittaessa myös paremmin kuin vaikkapa laajat sähköpostijakelut. Yksi tärkeimmistä Yammerin hyödyistä tulee tiedon saatavuudesta: Kuukausia sitten käsitelty asia löytyy tuoreellekin työntekijälle haulla välittömästi. Yksi raivostuttavimmista tavoista oppia asioita ja saada vastauksia kysymyksiinsä on lukea kymmensivuista sähköpostikirjeenvaihtoa, ja koittaa tulkita mikä on relevanttia ja mikä vanhentunutta tai väärää tietoa.

Yammer_screenshot_2

Kuvan esimerkki on SharePoint User Group Finlandin Yammer-verkostosta, jossa Jari Kotolan keskustelunavauksesta on poikinut hyvä viestiketju liitetiedostoineen.

Yammerilla on myös omat kompastuskivensä. Varsinkin organisaatiot joille sähköposti on elämänlanka ja vahvasti prosesseissa mukana, voi Yammer helposti unohtua ja näivettyä alkuinnostuksen jälkeen. Onkin sanottu, että Yammer-verkosto on elinvoimainen ja elävä, kun käyttäjiä verkostossa on yli 200. Se ei tarkoita etteikö Yammeria voisi käyttää pienemmässäkin mittakaavassa, mutta sen käyttö vaatii tietoista päätöstä, ja tottumusten muuttamista sähköpostikulttuurista enemmän sosiaalisempaan ja avoimempaan tiedon välitykseen.

Tietoturva ja luotettavuus

Osalle organisaatioista, joiden kanssa Yammerin käyttöönottoa olen ollut mukana suunnittelemassa, on aiheesta huolissaan Yammerin luotettavuudesta. Parhaimmillaan (ja pahimmillaan) Yammeriin tallentuu organisaation sensitiivistä tietoa – jopa salasanoja ja käyttäjätunnuksia myöten, jos luottamus palvelua kohtaan on riittävän suurta. Sen lisäksi kaikki Yammeriin tallennettu data on aina “oman konesalin” ulkopuolella – Yammerin pilvialustalla. Se, miten suurta huolta tämän pitäisi aiheuttaa, on pitkälti suhteessa organisaation liiketoimintaan ja tarpeeseen hallita omaa tietoaan.

Lähtökohtana voi pitää sitä, että jos pilvipalvelut lähtökohtaisesti ovat pannassa – usein tietoturvasyistä, olivat ne aiheellisia tai eivät – ei vihreää valoa yleensä Yammerin käyttöönkään sallita.

Yammer on tuottanut selkeän ja tiiviin yhteenvedon käyttämästään tietoturvasta, ja sen voi ladata täältä. Yleiset asiat, kuten salatut HTTPS-yhteydet ja asiakkaiden tiedon luottamuksellisuus ovat tietysti korkealla listalla. Sen lisäksi myös kertakirjautuminen ja vahva tunnistautuminen ovat tunnetusti tehokkaita tapoja parantaa pilvipalvelun tietoturvaa. Mielenkiintoisena kuriositeettina voisi mainita, että Yammer nostaa myös tärkeäksi tietoturvaa parantavaksi kriteeriksi sen, että palvelua pyöritetään Linux-palvelimilla.

Kaikki Yammerinkaan listaamat keinot eivät silti mitätöi sitä tosiseikkaa, joka aiheutuu jos tietomurto – joko organisaation oman verkon tai Yammerin infrastruktuurin kautta – tapahtuu, on tieto pahimmillaan julkisessa jaossa. Aivan kuten sähköpostiviestinnässä, tulisi Yammer-viestinnässäkin huomioida yleiset tietoliikenteeseen liittyvät huomiot: Älä tallenna Yammeriin tietoa, joka on liian sensitiivistä.

Toisaalta – onko oman organisaation ylityöllistetty IT-asiantuntija kuitenkaan yhtään tietoturvaosaamisessaan yhtään vakuuttavampi, kuin Microsoftin ja Yammerin palvelinvastaavat, lienee lähinnä akateeminen kysymys. Yammer on varmasti herkullinen kohde hakkereille, joten osaltaan jo se on toisinaan riittävä argumentti, jolla Yammerin käyttöönotto saadaan taklattua ja estettyä.

Ja lopuksi – mitkä muut palvelut jotka yrityksellä on jo käytössä, on mahdollisesti ulkoistettu pilvipalveluiksi? Sähköposti johtaa usein tätä siirtymää on-premises-ympäristöstä pilvipalvelualustoihin, joten Yammer on monesta “vain yksi” lisää, eikä välttämättä suuri poliittinen linjaveto.

 

Lue Yammer-juttusarjan artikkelit:



Twitter: @jussiroine